ماذا يحدث عندما أحذف جهة اتصال أو عميلًا محتملًا أو زميلًا؟

لا شيء تحذفه في النظام يُمحى. الحذف يؤرشف السجل: فيخرج من القوائم التي تعمل منها ويبقى في قاعدة البيانات، مع تاريخ أرشفته ومَن أرشفه. والأرشيف مكان تضع فيه الأشياء، لا مرحلة على طريق الحذف — فلا مؤقّت هناك ولا شيء ينتظر ليمحوه.

ما الذي يُؤرشَف

• جهة اتصال. تخرج من «جهات الاتصال» وتحتفظ بكل ما عليها: متابعاتها وتعليقاتها ونشاطها وملفاتها والعقارات الموسومة بها وأرقام هواتفها وعناوينها ورسائلها ومحادثاتها، والعملاء المحتملون ومواعيد التقويم التي تبقى بعدها.
• جهة الاتصال التي لا تُبقيها في الدمج. ينتقل كل ما يرتبط بها إلى السجل الباقي ويُؤرشَف السجل نفسه، مع تسمية جهة الاتصال التي ذهب إليها تاريخه.
• عميل محتمل. يخرج من اللوحة ومن القوائم، ويحتفظ بخطه الزمني وتعليقاته وملفاته ومتابعاته. ويتوقف أيضًا التنبيه المتكرر بشأنه ويتوقف حسابه على مَن كان مُسندًا إليه، وهو ما لا يفعله أرشيف يخفيه فقط.
• عقار، ووحدة تديرها لمالك. ولكليهما أرشيفه الخاص منذ وقت أطول من غيرهما.
• صفقة، مع العمولة التي لكل طرف حق فيها.
• مقعد زميل. ينتهي وصوله في اللحظة التي يُؤرشَف فيها، ويُحرَّر المقعد الذي تدفع ثمنه، ويُحفَظ سجل أنه كان يشغله — وبأي رتبة — حتى يبقى سؤال «مَن تولّى هذا العميل المحتمل» قابلًا للإجابة بعد رحيله.

كيف تستعيد سجلًا

لجهات الاتصال والعقارات والصفقات والوحدات المُدارة أرشيفها على الشاشة نفسها: تبويب «المؤرشفة» أو «إظهار المؤرشفة» يعثر على السجل، و«إلغاء الأرشفة» أو «استعادة» يعيده إلى موضعه. والسجل المستعاد يعود كاملًا لا كنسخة عنه.

ويُؤرشَف العملاء المحتملون والمقاعد بالطريقة نفسها، لكن النظام لا يملك بعد عرضًا للمؤرشف من أي منهما، فلا يوجد زرّ تضغطه. السجل موجود في قاعدة البيانات ويمكن للدعم أن يعيده — فاطلب منهم ذلك بدل إعادة إدخال العميل المحتمل، لأن إعادة إدخاله تُفقدك الخط الزمني المحفوظ.

وإعادة زميل هي عملية «إضافة مقعد» المعتادة: فالوكيل الذي كان يشغل مقعدًا يُعاد تنشيطه بدل أن يُمنح مقعدًا ثانيًا، ويسجّل سجل التدقيق إعادة تنشيطه والمكتب الذي كان فيه قبلًا.

ما لا يفعله الحذف

لا يخفّف شرط مَن يحق له الضغط عليه. فالحذف ما زال يتطلب مديرًا يملك صلاحية الحذف، وإزالة مقعد ما زالت تتطلب مسؤولًا، لأن الصلاحية تتعلق بالنتيجة التي يقصدها الوكيل لا بطريقة تنفيذها. ويسجّل سجل تدقيق الحساب الإجراء تحديثًا يذكر الأرشفة، لا حذفًا — فتاريخ دائم يدّعي أن سجلًا قد مُحي وهو على بعد علامة واحدة من العودة إلى الشاشة أسوأ من غياب التاريخ.

وإزالة مقعد لا تغيّر بذاتها شيئًا في فاتورتك. فمالك الحساب وحده يغيّر عدد المقاعد التي يدفع المكتب ثمنها، من «الخطة والفواتير».

ما الذي ما زال يُحذف نهائيًا

هذا هو الجزء الذي يستحق القراءة قبل أن تعتمد على ما سبق. فالسجلات أدناه تُحذف اليوم بدل أن تُؤرشَف، فتعامل مع حذف أي منها كأمر نهائي:

• مستند تحذفه من خزانة المستندات. وأرشفة المستند إجراء منفصل وهو الإجراء الذي ينبغي استخدامه؛ والمستند الموقَّع لا يمكن لأحد حذفه.
• عقد إيجار.
• متابعة، وتسلسل متابعات.
• محطة في صفقة.
• موعد في التقويم.
• قالب رسالة WhatsApp.
• اتصال بخدمة خارجية، وروابط الويب هوك ومفاتيح الـ API على الواجهة البرمجية المفتوحة.
• السجلات التي تقوم عليها مشاركة بوابة العميل — قائمة مختصرة أو إعلان بائع أو ملاحظة رأي.

وليس أي منها شخصًا ولا عقارًا ولا زميلًا، وهنا رسم هذا العمل حدّه. وهي مذكورة هنا بدل أن تُترك جانبًا حتى لا يقرأ أحد «الحذف يؤرشف» على أنه يشمل أكثر مما يشمل.

وإلغاء الخطة ليس حذفًا أيضًا

عندما تنتهي خطة مدفوعة يعود الحساب إلى الخطة المجانية ولا يُحذف شيء: فالنظام الأساسي يستمر في العمل، وعملاؤك المحتملون وجهات اتصالك وتاريخك حيث تركتها. راجع «كيف أرقّي خطتي أو أضيف مستخدمين أو ألغي؟».