Que se passe-t-il quand je supprime un contact, un prospect ou un collègue ?

Rien de ce que vous supprimez dans le CRM n’est détruit. Une suppression archive la fiche : elle quitte les listes depuis lesquelles vous travaillez et reste dans la base de données, avec la date à laquelle elle a été archivée et la personne qui l’a archivée. L’archive est un endroit où ranger les choses, pas une étape sur le chemin de la suppression — aucun délai ne court et rien n’attend pour l’effacer.

Ce qui est archivé

• Un contact. Il quitte Contacts et garde tout ce qu’il porte : ses relances, commentaires, activités, fichiers, biens associés, numéros de téléphone, adresses, messages et conversations, ainsi que les prospects et les entrées d’agenda qui lui survivent.
• Le contact que vous ne gardez pas lors d’une fusion. Tout ce qui y est rattaché passe sur la fiche conservée et la fiche elle-même est archivée, en indiquant le contact vers lequel son historique est parti.
• Un prospect. Il quitte le tableau et les listes, et garde sa chronologie, ses commentaires, ses fichiers et ses relances. Il cesse aussi de faire l’objet de rappels et de compter pour la personne à qui il était attribué, ce qu’une archive qui se contenterait de le masquer ne ferait pas.
• Un bien, et un lot que vous gérez pour un propriétaire. Tous deux ont leur propre archive depuis plus longtemps que le reste.
• Une affaire, avec la commission à laquelle chaque partie a droit.
• Le poste d’un collègue. Son accès prend fin à l’instant où le poste est archivé, le poste que vous payez est libéré, et la trace qu’il l’occupait — et à quel niveau — est conservée, si bien que « qui a traité ce prospect ? » reste une question à laquelle on peut répondre après son départ.

Récupérer une fiche

Les contacts, les biens, les affaires et les lots en gestion ont chacun leur archive à l’écran : un onglet « Archivés » ou « Afficher les archivés » retrouve la fiche, et « Désarchiver » ou « Restaurer » la remet là où elle était. Une fiche restaurée revient entière et non sous forme de copie.

Les prospects et les postes sont archivés de la même façon, mais le CRM n’a encore de vue des archives ni pour les uns ni pour les autres : il n’y a donc pas de bouton à presser. La fiche est dans la base de données et le support peut la ramener — demandez-lui plutôt que de ressaisir le prospect, car le ressaisir ferait perdre la chronologie qui a été conservée.

Remettre un collègue passe par l’action habituelle « Ajouter un poste » : un agent qui a déjà occupé un poste est réintégré plutôt que doté d’un second, et le journal d’audit enregistre la réintégration et l’agence dans laquelle il se trouvait avant.

Ce qu’une suppression ne fait pas

Elle n’assouplit pas qui a le droit d’appuyer. Supprimer exige toujours un manager disposant du droit de suppression, et retirer un poste exige toujours un administrateur, car l’autorisation tient au résultat que l’agent vise et non à la façon dont il est mis en œuvre. Le journal d’audit du compte enregistre l’action comme une mise à jour nommant l’archive, et non comme une suppression — un historique permanent affirmant qu’une fiche a été détruite alors qu’un seul indicateur la sépare d’un retour à l’écran serait pire que pas d’historique du tout.

Retirer un poste ne change par ailleurs rien à votre facture en soi. Seul le titulaire du compte modifie le nombre de postes que l’agence paie, dans « Abonnement et facturation ».

Ce qui est encore supprimé pour de bon

C’est la partie qu’il vaut la peine de lire avant de vous fier au reste. Les éléments ci-dessous sont aujourd’hui supprimés plutôt qu’archivés, alors traitez une suppression sur l’un d’eux comme définitive :

• Un document que vous supprimez du coffre. Archiver un document est une action distincte et c’est celle à utiliser ; un document signé ne peut être supprimé par personne.
• Un bail.
• Une relance, et une séquence de relances.
• Un jalon sur une affaire.
• Une entrée d’agenda.
• Un modèle de message WhatsApp.
• Une connexion à un service extérieur, ainsi que les webhooks et les clés d’API de l’API ouverte.
• Les enregistrements derrière un partage dans le portail client — une sélection, une annonce vendeur ou une note de retour.

Aucun de ces éléments n’est une personne, un bien ou un collègue, et c’est là que ce travail a tracé sa limite. Ils sont nommés ici plutôt qu’omis, pour que personne ne lise « une suppression archive » comme couvrant plus que ce qu’elle couvre.

Résilier un forfait n’est pas non plus une suppression

Quand un forfait payant se termine, le compte revient au forfait Free et rien n’est retiré : le cœur du CRM continue de fonctionner et vos prospects, vos contacts et votre historique sont là où vous les avez laissés. Voir « Comment passer à une offre supérieure, ajouter des utilisateurs ou résilier ? ».