¿Qué ocurre cuando elimino un contacto, un prospecto o un compañero?
Se archiva. La ficha sale de sus listas y permanece en la base de datos, y el archivo es un sitio donde guardar cosas, no un paso intermedio hacia la eliminación. Una lista breve de fichas menores se sigue eliminando del todo, y esta respuesta las nombra.
Nada de lo que elimina en el CRM se destruye. Una eliminación archiva la ficha: sale de las listas con las que trabaja y permanece en la base de datos, con la fecha en que se archivó y quién la archivó. El archivo es un sitio donde guardar cosas, no un paso intermedio hacia la eliminación: no hay ningún plazo en marcha y nada espera para borrarla.
Qué se archiva
- Un contacto. Sale de «Contactos» y conserva todo lo que lleva: sus seguimientos, comentarios, actividad, archivos, propiedades etiquetadas, teléfonos, direcciones, mensajes y conversaciones, y los prospectos y las entradas de calendario que le sobreviven.
- El contacto que no conserva en una fusión. Todo lo vinculado a él pasa a la ficha que se queda y la ficha en sí se archiva, indicando a qué contacto fue su historial.
- Un prospecto. Sale del tablero y de las listas, y conserva su cronología, comentarios, archivos y seguimientos. También deja de generar avisos y de contar para la persona a la que estaba asignado, algo que un archivo que solo lo ocultara no lograría.
- Una propiedad, y una unidad que gestiona para un propietario. Ambas tienen su propio archivo desde antes que el resto.
- Una operación, con la comisión a la que cada parte tiene derecho.
- El puesto de un compañero. Su acceso termina en el momento en que se archiva, el puesto que usted paga queda libre y se conserva la constancia de que lo ocupaba —y con qué nivel—, así que «quién llevó este prospecto» sigue teniendo respuesta después de su marcha.
Cómo recuperar una ficha
Los contactos, las propiedades, las operaciones y las unidades en gestión tienen cada uno su archivo en pantalla: una pestaña «Archivados» o «Mostrar archivados» encuentra la ficha, y «Desarchivar» o «Restaurar» la devuelve a donde estaba. Una ficha restaurada vuelve entera y no como una copia.
Los prospectos y los puestos se archivan igual, pero el CRM todavía no tiene una vista de archivados para ninguno de los dos, así que no hay ningún botón que pulsar. La ficha está en la base de datos y el soporte puede recuperarla: pídaselo en lugar de volver a introducir el prospecto, porque volver a introducirlo haría perder la cronología que se conservó.
Devolver a un compañero es el «Añadir un puesto» de siempre: un agente que ocupó un puesto en su día se reincorpora en lugar de recibir un segundo, y el registro de auditoría anota la reincorporación y la oficina en la que estaba antes.
Lo que una eliminación no hace
No relaja quién puede pulsarla. Eliminar sigue requiriendo un gestor con permiso de eliminación, y quitar un puesto sigue requiriendo un administrador, porque el permiso pertenece al resultado que el agente pretende y no a cómo está implementado. El registro de auditoría de la cuenta anota la acción como una actualización que nombra el archivo, no como una eliminación: un historial permanente que afirmara que una ficha se destruyó cuando está a un solo indicador de volver a la pantalla sería peor que no tener historial.
Quitar un puesto tampoco cambia por sí solo nada de su factura. Solo el titular de la cuenta cambia por cuántos puestos paga la oficina, en «Plan y facturación».
Qué se sigue eliminando del todo
Esta es la parte que conviene leer antes de confiar en el resto. Las fichas de abajo hoy se eliminan en lugar de archivarse, así que trate una eliminación en cualquiera de ellas como definitiva:
- Un documento que elimina del gestor documental. Archivar un documento es una acción aparte y es la que hay que usar; un documento firmado no lo puede eliminar nadie.
- Un contrato de arrendamiento.
- Un seguimiento, y una secuencia de seguimientos.
- Un hito de una operación.
- Una entrada de calendario.
- Una plantilla de mensaje de WhatsApp.
- Una conexión con un servicio externo, y los webhooks y las claves de API de la API abierta.
- Las fichas que hay detrás de una compartición en el portal del cliente: una preselección, un anuncio de venta o una nota de opinión.
Ninguna de ellas es una persona, una propiedad ni un compañero, que es donde este trabajo trazó la línea. Se nombran aquí en lugar de omitirse para que nadie lea «una eliminación archiva» como si abarcara más de lo que abarca.
Cancelar un plan tampoco es una eliminación
Cuando termina un plan pagado, la cuenta vuelve al plan Free y no se quita nada: el núcleo del CRM sigue funcionando y sus prospectos, contactos e historial están donde los dejó. Consulte «¿Cómo mejoro mi plan, añado usuarios o cancelo?».