¿Cómo funcionan las incidencias de mantenimiento?

Elija Mantenimiento dentro de Gestión de inmuebles. Responde a qué está averiado en las viviendas que lleva, quién se está encargando y qué queda pendiente, y guarda el historial completo de cada vivienda, que es la parte que importa un año después, cuando la misma caldera vuelve a fallar.

Registrar una incidencia

• Elija Registrar una incidencia.
• Elija la Unidad y escriba Qué ocurre.
• Añada Detalles si los hay.
• Elija el Tipo de incidencia: fontanería, electricidad, electrodoméstico, calefacción y climatización, estructura, plagas, zonas exteriores, cerraduras y seguridad, limpieza u otra cosa.
• Elija la Prioridad: Urgente, Alta, Normal o Baja.

Las fotos se añaden una vez que la incidencia existe y no en el formulario, así el aviso queda registrado en el momento en que usted se entera y las imágenes llegan después. Cada foto se abre con un enlace privado nuevo; quitar una la retira de la incidencia y conserva el archivo, porque una foto es la prueba del estado en que estaba una vivienda en una fecha.

La prioridad fija el plazo, y el plazo es fijo

Cada prioridad lleva su propio plazo, contado desde el día en que se registró la incidencia: un día para Urgente, tres para Alta, catorce para Normal y treinta para Baja. Una incidencia que sigue abierta pasado su plazo se marca como Fuera de plazo, y una resuelta o anulada nunca lo está. Los plazos son los mismos para todas las cuentas y no se pueden cambiar.

Las cifras de encima de la lista cuentan toda su agencia y no la lista que está mirando: cuántas son urgentes, cuántas están fuera de plazo y cuántas quedan pendientes.

Llevar una hasta el final

El estado va de Registrada a Confirmada, Programada y En curso hasta Resuelta, o hasta Anulada. Al resolver se pide la fecha en que el trabajo se terminó realmente, que puede no ser hoy, y qué se hizo; el CRM registra quién lo dijo y cuándo. Anular una incidencia borra otra vez ese nombre, porque nadie arregló nada y ningún nombre debe figurar junto a un trabajo que no se hizo.

Hacerme cargo le asigna la incidencia y Devolverla la libera. Hace falta el permiso para asignar, y se asigna a usted y no a un compañero que elija.

Mostrar viene puesto en Pendientes, así la pantalla se abre en el trabajo y no en el archivo. Las demás vistas son Fuera de plazo, Todo, cada uno de los seis estados y Archivadas. Al filtrar por unidad se añade además «Todo lo registrado para esta vivienda», que es el historial de esa vivienda de lo más antiguo a lo más reciente.

Lo que no hay aquí, a propósito

• Ningún coste, presupuesto, estimación, partida ni factura. En una incidencia de mantenimiento no hay ningún importe en ninguna parte, y Housing Market nunca factura la reparación, no se queda con una parte de ella ni mueve dinero entre un propietario, un inquilino y un profesional.
• Ningún contacto con el profesional. Desde aquí no se envía correo, ni mensaje, ni aviso a ningún gremio: no son usuarios de su CRM.
• Ningún aviso del inquilino. No hay portal del inquilino ni formulario que un inquilino pueda rellenar; alguien de su oficina registra la incidencia.
• Ninguna cita ni fecha de visita. Programada es una palabra de estado, no una entrada de calendario.
• Ningún recordatorio. A diferencia del alquiler, el mantenimiento no genera ningún aviso cuando pasa un plazo: el distintivo de la lista es lo que se lo dice.

No se borra nada. Archivar saca una incidencia de la lista y Restaurar la devuelve, con sus fotos, su historial y el nombre de quien la resolvió.