修繕依頼はどのように進みますか？

「賃貸管理」の下の「修繕」を選びます。ここでわかるのは、お預かりしている住戸で何が壊れているか、誰が対応しているか、何が未対応のままかということです。そして住戸ごとに履歴がすべて残ります。一年後に同じ給湯器がまた壊れたときに効いてくるのは、この部分です。

不具合を登録する

• 「不具合を登録」を選びます。
• 「住戸」を選び、「どこが不具合か」を書きます。
• あれば「詳細」を加えます。
• 「不具合の種類」を選びます。給排水、電気、住宅設備、冷暖房、建物躯体、害虫・害獣、屋外・外構、鍵・防犯、清掃、その他のいずれかです。
• 「優先度」を選びます。緊急、高、通常、低のいずれかです。

写真はフォーム上ではなく、依頼ができたあとで追加します。こうすると、知った時点ですぐ登録でき、写真はあとから続けられます。写真はそれぞれ新しい専用リンクで開きます。写真を外すと依頼から取り除かれますがファイルは残ります。写真は、その住まいがある日どういう状態だったかの証拠だからです。

優先度が期限を決め、期限は変えられません

優先度ごとに期限があり、不具合が登録された日から数えます。緊急は一日、高は三日、通常は十四日、低は三十日です。期限を過ぎてもまだ開いている依頼には「期限超過」が付き、完了したものや取り下げたものには付きません。期限はどのアカウントでも同じで、変更できません。

一覧の上にある数字は、いま見ている一覧ではなく貴社全体を数えています。緊急が何件、期限超過が何件、未対応が何件かです。

一件を進める

状況は「受付」から「確認済み」「日程調整済み」「対応中」を経て「完了」へ、または「取り下げ」へ進みます。完了にするときは、作業が実際に終わった日付と、実施した内容を尋ねます。今日でなくてかまいません。CRM は誰がそう述べたのか、いつだったのかを記録します。依頼を取り下げるとその名前はまた消えます。誰も何も直していないのですから、行われなかった作業に名前が残るべきではありません。

「自分が担当する」でその依頼が自分に割り当てられ、「担当を外れる」で手放せます。割り当ての権限が必要で、割り当て先は選んだ同僚ではなく自分自身です。

「表示」の初期値は「未対応」です。画面を開いたときに見えるのがアーカイブではなく手元の仕事になるようにしてあります。ほかの表示は「期限超過」「すべて」、六つの状況それぞれ、そして「アーカイブ済み」です。住戸で絞り込むと「この住戸で登録されたすべての案件」も加わり、その住まいの履歴が古いものから並びます。

ここに意図して置いていないもの

• 費用、見積、概算、予算、請求書はありません。修繕依頼のどこにも金額はなく、Housing Market が修理の代金を請求することも、その一部を受け取ることも、オーナー・入居者・業者の間でお金を動かすこともありません。
• 業者への連絡はありません。ここから職人にメールもメッセージも通知も送りません。業者は貴社の CRM の利用者ではないからです。
• 入居者からの登録はありません。入居者向けの画面も、入居者が入力するフォームもありません。依頼は貴社の誰かが登録します。
• 訪問日も予約日もありません。「日程調整済み」は状況を表す言葉で、カレンダーの予定ではありません。
• リマインドはありません。家賃と違い、修繕は期限を過ぎても通知を出しません。知らせるのは一覧に付くバッジです。

何も削除されません。「アーカイブ」で一覧から外し、「元に戻す」で戻せます。写真も履歴も、完了させた人の名前もそのままです。