Como funcionam as solicitações de manutenção?

Escolha Manutenção em Administração de imóveis. Essa tela responde o que está com defeito nos imóveis que você cuida, quem está cuidando e o que ainda está em aberto — e guarda todo o histórico de cada imóvel, que é a parte que importa um ano depois, quando o mesmo aquecedor falha de novo.

Registrar um problema

• Escolha Registrar um problema.
• Escolha a Unidade e escreva qual é o problema.
• Acrescente Detalhes, se houver.
• Escolha o Tipo de problema — hidráulica, elétrica, eletrodoméstico, aquecimento e climatização, estrutura, pragas, área externa, fechaduras e segurança, limpeza, ou outra coisa.
• Escolha a Prioridade — Urgente, Alta, Normal ou Baixa.

As fotos são acrescentadas depois que a solicitação existe, e não no formulário, para que o registro seja feito no momento em que você fica sabendo e as imagens venham em seguida. Cada foto abre por um link privado novo; remover uma tira a foto da solicitação e mantém o arquivo, porque uma foto é a prova do estado em que um imóvel estava em uma data.

A prioridade define o prazo, e o prazo é fixo

Cada prioridade traz o seu próprio prazo, contado do dia em que o problema foi registrado: um dia para Urgente, três para Alta, quatorze para Normal e trinta para Baixa. Uma solicitação que continua em aberto depois do prazo dela recebe a marca Fora do prazo, e uma resolvida ou cancelada nunca recebe. Os prazos são os mesmos para todas as contas e não podem ser alterados.

Os números acima da lista contam a sua imobiliária inteira, e não a lista que você está olhando: quantas são urgentes, quantas estão fora do prazo e quantas estão em aberto.

Levar uma até o fim

A situação vai de Registrada para Confirmada, Agendada e Em andamento, até Resolvida, ou até Cancelada. Ao resolver, pede-se a data em que o serviço foi realmente concluído — que pode não ser hoje — e o que foi feito; o CRM registra quem disse isso e quando. Cancelar uma solicitação apaga esse nome de novo, porque ninguém consertou nada e nenhum nome deve figurar ao lado de um serviço que não foi feito.

Assumir atribui a solicitação a você, e Devolver a libera. Isso exige o direito de atribuir, e a atribuição é para você, e não para um colega que você escolhe.

Mostrar já vem em Em aberto, para que a tela abra no trabalho e não no arquivo. As outras visões são Fora do prazo, Tudo, cada uma das seis situações, e Arquivadas. Filtrar por unidade acrescenta também “Tudo o que já foi registrado para este imóvel”, que é o histórico daquele imóvel do mais antigo ao mais recente.

O que não está aqui, de propósito

• Nenhum custo, orçamento, estimativa, verba nem nota fiscal. Não há valor nenhum em lugar nenhum de uma solicitação de manutenção, e a Housing Market nunca cobra pelo reparo, não fica com uma parte dele e não movimenta dinheiro entre um proprietário, um inquilino e um prestador.
• Nenhum contato com o prestador. Nada aqui manda e-mail, mensagem ou aviso para um profissional — ele não é usuário do seu CRM.
• Nenhum registro feito pelo inquilino. Não há portal do inquilino nem formulário que um inquilino possa preencher; alguém do seu escritório registra a solicitação.
• Nenhum horário nem data de visita. Agendada é uma palavra de situação, não um compromisso da agenda.
• Nenhum lembrete. Diferente do aluguel, a manutenção não gera aviso quando um prazo passa — a marca na lista é o que avisa você.

Nada é excluído. Arquivar tira uma solicitação da lista e Restaurar a traz de volta, com as fotos, o histórico e o nome de quem a resolveu.