O que acontece quando eu excluo um contato, um lead ou um colega?

Nada do que você exclui no CRM é destruído. Uma exclusão arquiva a ficha: ela sai das listas com que você trabalha e continua no banco de dados, com a data em que foi arquivada e quem a arquivou. O arquivo é um lugar para guardar coisas, não uma etapa no caminho da exclusão — não há prazo correndo e nada está esperando para apagá-la.

O que é arquivado

• Um contato. Ele sai de Contatos e mantém tudo o que carrega: seus acompanhamentos, comentários, atividades, arquivos, imóveis marcados, telefones, endereços, mensagens e conversas, e os leads e compromissos da agenda que sobrevivem a ele.
• O contato que você não mantém em uma mesclagem. Tudo o que estava ligado a ele passa para a ficha que fica e a própria ficha é arquivada, indicando para qual contato o histórico dela foi.
• Um lead. Ele sai do quadro e das listas, e mantém a sua linha do tempo, comentários, arquivos e acompanhamentos. Ele também para de aparecer nos lembretes e deixa de contar para quem estava responsável por ele, o que um arquivo que apenas o escondesse não faria.
• Um imóvel, e uma unidade que você administra para um proprietário. Os dois têm o seu próprio arquivo há mais tempo que o resto.
• Um negócio, com a comissão a que cada parte tem direito.
• A vaga de um colega. O acesso dele termina no momento em que a vaga é arquivada, a vaga que você paga fica livre, e o registro de que ele a ocupava — e em que nível — é mantido, então “quem cuidou deste lead” continua tendo resposta depois que ele sai.

Como recuperar um registro

Contatos, imóveis, negócios e unidades administradas têm cada um o seu arquivo na própria tela: uma aba “Arquivados” ou “Mostrar arquivados” encontra a ficha, e “Desarquivar” ou “Restaurar” a devolve para onde ela estava. Uma ficha restaurada volta inteira, e não como uma cópia.

Leads e vagas são arquivados do mesmo jeito, mas o CRM ainda não tem uma visão de arquivados para nenhum dos dois, então não há botão para você apertar. O registro está no banco de dados e o suporte consegue trazê-lo de volta — peça a eles em vez de cadastrar o lead de novo, porque cadastrar de novo perderia a linha do tempo que foi mantida.

Trazer um colega de volta é o “Adicionar uma vaga” de sempre: um corretor que já ocupou uma vaga é reintegrado em vez de receber uma segunda, e o log de auditoria registra a reintegração e o escritório em que ele estava antes.

O que uma exclusão não faz

Ela não afrouxa quem pode apertar o botão. Excluir continua exigindo um gerente com permissão de exclusão, e remover uma vaga continua exigindo um administrador, porque a permissão pertence ao resultado que o corretor pretende, e não à forma como isso é implementado. O log de auditoria da conta registra a ação como uma atualização que nomeia o arquivo, e não como uma exclusão — um histórico permanente afirmando que uma ficha foi destruída quando ela está a um único sinalizador de voltar para a tela seria pior do que nenhum histórico.

Remover uma vaga também não muda nada na sua fatura por si só. Só o titular da conta muda por quantas vagas o escritório paga, em “Plano e cobrança”.

O que continua sendo excluído definitivamente

Esta é a parte que vale a pena ler antes de confiar no resto. Os registros abaixo hoje são excluídos em vez de arquivados, então trate uma exclusão em qualquer um deles como final:

• Um documento que você exclui do cofre de documentos. Arquivar um documento é uma ação separada e é a que se deve usar; um documento assinado não pode ser excluído por ninguém.
• Um contrato de locação.
• Um acompanhamento, e uma sequência de acompanhamentos.
• Um marco de um negócio.
• Um compromisso da agenda.
• Um modelo de mensagem do WhatsApp.
• Uma conexão com um serviço externo, e os webhooks e as chaves de API da API aberta.
• Os registros por trás de um compartilhamento no portal do cliente — uma lista de seleção, um anúncio de venda ou uma nota de retorno.

Nenhum deles é uma pessoa, um imóvel ou um colega, e foi aí que este trabalho traçou a linha. Eles são nomeados aqui em vez de omitidos para que ninguém leia “uma exclusão arquiva” como se valesse para mais do que vale.

Cancelar um plano também não é uma exclusão

Quando um plano pago termina, a conta volta para o plano Free e nada é removido: o núcleo do CRM continua funcionando e os seus leads, contatos e histórico estão onde você os deixou. Veja “Como faço upgrade, adiciono usuários ou cancelo?”.