Bir kişiyi, bir potansiyel müşteriyi ya da bir çalışanı sildiğimde ne olur?

CRM’de sildiğiniz hiçbir şey yok edilmez. Silme işlemi kaydı arşivler: kayıt, çalıştığınız listelerden çıkar ve arşivlendiği tarihle ve onu arşivleyen kişiyle birlikte veritabanında kalır. Arşiv, silinmeye giden bir aşama değil, şeyleri koyduğunuz bir yerdir — bir sayaç yoktur ve hiçbir şey onu silmeyi beklemez.

Neler arşivlenir

• Bir kişi. Kişiler’den çıkar ve üzerindeki her şeyi korur: takiplerini, yorumlarını, etkinliğini, dosyalarını, etiketlenmiş taşınmazlarını, telefon numaralarını, adreslerini, mesajlarını ve görüşmelerini, ayrıca kendisinden sonra da varlığını sürdüren potansiyel müşterileri ve takvim kayıtlarını.
• Bir birleştirmede saklamadığınız kişi. Ona bağlı her şey kalan kayda taşınır ve kaydın kendisi, geçmişinin hangi kişiye gittiğini belirterek arşivlenir.
• Bir potansiyel müşteri. Panodan ve listelerden çıkar; zaman çizelgesini, yorumlarını, dosyalarını ve takiplerini korur. Ayrıca onun için uyarı gelmesi durur ve atandığı kişinin hanesine sayılmaz olur — yalnızca gizleyen bir arşivin yapmayacağı şey.
• Bir taşınmaz ve bir mal sahibi adına yönettiğiniz bir birim. İkisinin de kendi arşivi, geri kalanından daha uzun süredir var.
• Bir anlaşma; her tarafın hak iddia ettiği komisyonuyla birlikte.
• Bir çalışanın koltuğu. Erişimi arşivlendiği anda son bulur, ücretini ödediğiniz koltuk boşalır ve o koltuğu tuttuğu — ve hangi yetki düzeyinde tuttuğu — kaydı korunur; böylece “bu potansiyel müşteriyle kim ilgilendi” sorusu, o kişi ayrıldıktan sonra da yanıtlanabilir kalır.

Bir kaydı geri getirmek

Kişilerin, taşınmazların, anlaşmaların ve yönetilen birimlerin arşivi ekranın kendisindedir: Arşivlenenler sekmesi ya da Arşivlenenleri göster kaydı bulur, Arşivden çıkar ya da Geri yükle de onu bulunduğu yere geri koyar. Geri getirilen kayıt bir kopya olarak değil, bütün olarak döner.

Potansiyel müşteriler ve koltuklar da aynı şekilde arşivlenir, ama CRM’de bunların ikisi için de henüz arşiv görünümü yok; dolayısıyla basacağınız bir düğme de yok. Kayıt veritabanındadır ve destek ekibi onu geri getirebilir — potansiyel müşteriyi yeniden girmek yerine onlardan isteyin, çünkü yeniden girmek korunmuş olan zaman çizelgesini kaybettirir.

Bir çalışanı geri almak, olağan Koltuk ekle işlemidir: bir zamanlar koltuk tutmuş bir danışmana ikinci bir koltuk verilmez, eski koltuğu yeniden etkinleştirilir; denetim kaydı da yeniden etkinleştirmeyi ve daha önce bulunduğu ofisi yazar.

Silmenin yapmadıkları

Kimin basabileceği konusunda hiçbir şeyi gevşetmez. Silmek yine silme yetkisine sahip bir yönetici gerektirir, bir koltuğu kaldırmak da yine bir admin gerektirir; çünkü izin, işin nasıl uygulandığına değil, danışmanın amaçladığı sonuca bağlıdır. Hesabın denetim kaydı bu işlemi, silme olarak değil, arşivi belirten bir güncelleme olarak yazar — ekrana dönmesi tek bir işarete bakan bir kaydın yok edildiğini iddia eden kalıcı bir geçmiş, hiç geçmiş olmamasından kötü olurdu.

Bir koltuğu kaldırmak, kendi başına faturanızda hiçbir şeyi değiştirmez. Ofisin kaç koltuk için ödeme yaptığını yalnızca hesap sahibi, Plan ve faturalandırma ekranından değiştirir.

Hâlâ tümüyle silinenler

Geri kalanına güvenmeden önce okunmaya değer kısım burası. Aşağıdaki kayıtlar bugün arşivlenmiyor, siliniyor; dolayısıyla bunlardan birinde silme işlemini kesin sayın:

• Belge kasasından sildiğiniz bir belge. Bir belgeyi arşivlemek ayrı bir işlemdir ve kullanılması gereken işlem odur; imzalanmış bir belgeyi ise kimse silemez.
• Bir kira sözleşmesi.
• Bir takip ve bir takip dizisi.
• Bir anlaşmadaki bir kilometre taşı.
• Bir takvim kaydı.
• Bir WhatsApp mesaj şablonu.
• Bir dış hizmet bağlantısı ve açık API üzerindeki webhook’lar ile API anahtarları.
• Bir müşteri portalı paylaşımının arkasındaki kayıtlar — bir kısa liste, bir satıcı ilanı ya da bir geri bildirim notu.

Bunların hiçbiri bir insan, bir taşınmaz ya da bir çalışan değil; bu çalışma sınırını tam orada çizdi. Kimse “silme arşivler” cümlesini kapsadığından fazlasını kapsıyor diye okumasın diye, dışarıda bırakılmak yerine burada tek tek sayıldılar.

Bir planı iptal etmek de silme değildir

Ücretli bir plan sona erdiğinde hesap ücretsiz plana döner ve hiçbir şey kaldırılmaz: CRM’in çekirdeği çalışmaya devam eder, potansiyel müşterileriniz, kişileriniz ve geçmişiniz bıraktığınız yerdedir. Bkz. “Nasıl yükseltirim, kullanıcı eklerim ya da iptal ederim?”.