Was passiert, wenn ich einen Kontakt, einen Lead oder einen Kollegen lösche?

Nichts, was Sie im CRM löschen, wird zerstört. Ein Löschen archiviert den Datensatz: Er verschwindet aus den Listen, mit denen Sie arbeiten, und bleibt in der Datenbank – mit dem Datum der Archivierung und der Person, die archiviert hat. Das Archiv ist ein Ort, an dem Dinge liegen, und keine Zwischenstufe auf dem Weg zum Löschen – es läuft keine Frist, und nichts wartet darauf, den Datensatz zu tilgen.

Was archiviert wird

• Ein Kontakt. Er verschwindet aus „Kontakte“ und behält alles, was an ihm hängt: seine Wiedervorlagen, Kommentare, Aktivitäten, Dateien, verknüpften Immobilien, Telefonnummern, Adressen, Nachrichten und Unterhaltungen sowie die Leads und Kalendereinträge, die ihn überdauern.
• Der Kontakt, den Sie beim Zusammenführen nicht behalten. Alles, was an ihm hängt, wandert auf den erhaltenen Kontakt, und der Datensatz selbst wird archiviert – mit dem Hinweis, zu welchem Kontakt seine Historie gegangen ist.
• Ein Lead. Er verschwindet vom Board und aus den Listen und behält seine Chronik, Kommentare, Dateien und Wiedervorlagen. Außerdem wird nicht mehr an ihn erinnert, und er zählt nicht mehr gegen die Person, der er zugewiesen war – was ein Archiv, das ihn nur versteckt, nicht leisten würde.
• Eine Immobilie und eine Einheit, die Sie für einen Eigentümer verwalten. Beide haben ihr eigenes Archiv schon länger als der Rest.
• Ein Deal, samt der Provision, auf die jede Partei Anspruch hat.
• Der Platz eines Kollegen. Sein Zugang endet in dem Moment, in dem der Platz archiviert wird, der Platz, den Sie bezahlen, wird frei, und es bleibt festgehalten, dass er ihn hatte – und in welcher Rolle –, sodass „Wer hat diesen Lead bearbeitet?“ auch nach seinem Weggang noch zu beantworten ist.

Einen Datensatz zurückholen

Kontakte, Immobilien, Deals und verwaltete Einheiten haben ihr Archiv jeweils direkt auf dem Bildschirm: Ein Tab „Archiviert“ oder „Archivierte anzeigen“ findet den Datensatz, und „Archivierung aufheben“ oder „Wiederherstellen“ setzt ihn dorthin zurück, wo er war. Ein wiederhergestellter Datensatz kommt vollständig zurück und nicht als Kopie.

Leads und Plätze werden genauso archiviert, aber für beide hat das CRM noch keine Archivansicht, also gibt es keine Schaltfläche, die Sie drücken könnten. Der Datensatz liegt in der Datenbank, und der Support kann ihn zurückholen – fragen Sie dort, statt den Lead neu zu erfassen, denn beim Neuerfassen ginge die Chronik verloren, die erhalten geblieben ist.

Einen Kollegen zurückzuholen ist das gewöhnliche „Platz hinzufügen“: Ein Makler, der einmal einen Platz hatte, wird wieder eingesetzt und bekommt keinen zweiten, und das Prüfprotokoll hält die Wiedereinsetzung und das Büro fest, in dem er vorher war.

Was ein Löschen nicht tut

Es macht nicht weicher, wer es drücken darf. Löschen braucht weiterhin einen Manager mit Löschrecht, und einen Platz zu entfernen braucht weiterhin einen Admin, denn die Berechtigung gehört zu dem Ergebnis, das der Makler beabsichtigt, und nicht dazu, wie es umgesetzt ist. Das Prüfprotokoll des Kontos hält die Aktion als Änderung fest, die die Archivierung benennt, und nicht als Löschung – eine dauerhafte Historie, die behauptet, ein Datensatz sei zerstört worden, während ihn nur ein Kennzeichen davon trennt, wieder auf dem Bildschirm zu stehen, wäre schlimmer als keine Historie.

Einen Platz zu entfernen ändert von sich aus auch nichts an Ihrer Rechnung. Nur die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber ändert unter „Tarif und Abrechnung“, für wie viele Plätze das Büro bezahlt.

Was weiterhin endgültig entfernt wird

Das ist der Teil, den Sie lesen sollten, bevor Sie sich auf den Rest verlassen. Die folgenden Datensätze werden heute gelöscht und nicht archiviert – behandeln Sie ein Löschen bei ihnen also als endgültig:

• Ein Dokument, das Sie aus der Dokumentenablage löschen. Ein Dokument zu archivieren ist eine eigene Aktion und die, die Sie nehmen sollten; ein signiertes Dokument kann niemand löschen.
• Ein Mietvertrag.
• Eine Wiedervorlage und eine Wiedervorlage-Sequenz.
• Ein Meilenstein an einem Deal.
• Ein Kalendereintrag.
• Eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage.
• Eine Verbindung zu einem externen Dienst sowie die Webhooks und API-Schlüssel der offenen API.
• Die Datensätze hinter einer Freigabe im Kundenportal – eine Auswahlliste, ein Verkäuferangebot oder eine Rückmeldung.

Nichts davon ist eine Person, eine Immobilie oder ein Kollege – dort hat diese Arbeit ihre Grenze gezogen. Sie werden hier genannt und nicht weggelassen, damit niemand „ein Löschen archiviert“ so liest, als gelte es für mehr, als es gilt.

Einen Tarif zu kündigen ist auch kein Löschen

Wenn ein bezahlter Tarif endet, geht das Konto auf den Free-Tarif zurück, und nichts wird entfernt: Das Kern-CRM arbeitet weiter, und Ihre Leads, Kontakte und Historie sind dort, wo Sie sie verlassen haben. Siehe „Wie führe ich ein Upgrade durch, füge Nutzer hinzu oder kündige?“.