Điều gì xảy ra khi tôi xóa một liên hệ, một khách hàng tiềm năng hay một đồng nghiệp?

Không thứ gì bạn xóa trong CRM bị phá hủy. Một lần xóa là lưu trữ bản ghi: nó rời khỏi những danh sách bạn làm việc hằng ngày và vẫn nằm trong cơ sở dữ liệu, kèm theo ngày nó được lưu trữ và người đã lưu trữ nó. Kho lưu trữ là nơi để cất giữ, không phải một chặng trên đường tới việc bị xóa — không có đồng hồ đếm ngược và không có gì đang chờ để xóa sạch nó.

Những gì được lưu trữ

• Một liên hệ. Nó rời khỏi Liên hệ và giữ lại mọi thứ gắn với nó: việc cần theo dõi, bình luận, hoạt động, tệp, bất động sản đã gắn thẻ, số điện thoại, địa chỉ, tin nhắn và cuộc trò chuyện, cùng những khách hàng tiềm năng và mục lịch còn tồn tại sau nó.
• Liên hệ bạn không giữ lại trong một lần gộp. Mọi thứ gắn với nó chuyển sang bản được giữ lại và bản ghi đó được lưu trữ, có nêu tên liên hệ mà lịch sử của nó đã chuyển sang.
• Một khách hàng tiềm năng. Nó rời khỏi bảng và các danh sách, và giữ lại dòng thời gian, bình luận, tệp cùng việc cần theo dõi. Nó cũng thôi bị nhắc nhở và thôi bị tính vào phần của người được giao, điều mà một kho lưu trữ chỉ biết ẩn đi thì không làm được.
• Một bất động sản, và một căn hộ bạn quản lý thay cho chủ sở hữu. Cả hai đã có kho lưu trữ riêng từ lâu hơn những phần còn lại.
• Một giao dịch, cùng khoản hoa hồng mà mỗi bên có quyền đòi.
• Suất người dùng của một đồng nghiệp. Quyền truy cập của họ kết thúc ngay khi suất đó được lưu trữ, suất người dùng bạn đang trả tiền được giải phóng, và bản ghi rằng họ từng giữ suất đó — và ở cấp nào — vẫn được giữ, nên câu hỏi “ai đã xử lý khách hàng tiềm năng này” vẫn có câu trả lời sau khi họ rời đi.

Lấy lại một bản ghi

Liên hệ, bất động sản, giao dịch và căn hộ đang quản lý đều có kho lưu trữ của mình ngay trên màn hình: tab Đã lưu trữ hoặc Xem mục đã lưu trữ sẽ tìm ra bản ghi, còn Bỏ lưu trữ hoặc Khôi phục đưa nó trở lại đúng chỗ cũ. Một bản ghi được khôi phục thì trở lại nguyên vẹn chứ không phải dưới dạng một bản sao.

Khách hàng tiềm năng và suất người dùng cũng được lưu trữ theo cách đó, nhưng CRM chưa có chế độ xem mục đã lưu trữ cho cả hai, nên chưa có nút nào để bạn bấm. Bản ghi vẫn nằm trong cơ sở dữ liệu và bộ phận hỗ trợ có thể đưa nó trở lại — hãy nhờ họ thay vì nhập lại khách hàng tiềm năng, vì nhập lại sẽ làm mất dòng thời gian đã được giữ.

Đưa một đồng nghiệp trở lại chỉ là thao tác Thêm một suất người dùng thông thường: một môi giới từng giữ suất sẽ được phục hồi chứ không được cấp suất thứ hai, và nhật ký kiểm tra ghi lại việc phục hồi đó cùng văn phòng trước đây của họ.

Những gì một lần xóa không làm

Nó không nới lỏng ai được phép bấm. Việc xóa vẫn cần một người quản lý có quyền xóa, và việc bỏ một suất người dùng vẫn cần quản trị viên, bởi quyền hạn gắn với kết quả mà môi giới muốn đạt được chứ không gắn với cách hệ thống thực hiện. Nhật ký kiểm tra của tài khoản ghi hành động này là một bản cập nhật có nêu việc lưu trữ, không phải một lần xóa — một lịch sử vĩnh viễn khẳng định rằng bản ghi đã bị phá hủy, trong khi nó chỉ cách việc hiện lại trên màn hình đúng một cờ đánh dấu, sẽ còn tệ hơn là không có lịch sử nào.

Bỏ một suất người dùng tự nó cũng không thay đổi gì trên hóa đơn của bạn. Chỉ chủ tài khoản mới thay đổi số suất người dùng mà văn phòng trả tiền, tại Gói và thanh toán.

Những gì vẫn bị xóa hẳn

Đây là phần đáng đọc trước khi bạn dựa vào tất cả những điều trên. Các bản ghi dưới đây hiện bị xóa chứ không được lưu trữ, nên hãy coi một lần xóa với chúng là dứt điểm:

• Một tài liệu bạn xóa khỏi kho tài liệu. Lưu trữ một tài liệu là một thao tác riêng và đó mới là thao tác nên dùng; một tài liệu đã ký thì không ai xóa được.
• Một hợp đồng thuê.
• Một việc cần theo dõi, và một chuỗi theo dõi.
• Một mốc trên một giao dịch.
• Một mục lịch.
• Một mẫu tin nhắn WhatsApp.
• Một kết nối tới dịch vụ bên ngoài, cùng các webhook và khóa API trên API mở.
• Những bản ghi đứng sau một lần chia sẻ qua cổng thông tin khách hàng — một danh sách quan tâm, một tin đăng của người bán hoặc một ghi chú phản hồi.

Không thứ nào trong đó là một con người, một bất động sản hay một đồng nghiệp, và đó chính là ranh giới mà công việc này đã vạch ra. Chúng được nêu tên ở đây thay vì bỏ qua, để không ai đọc câu “một lần xóa là lưu trữ” rồi hiểu rằng nó bao trùm nhiều hơn thực tế.

Hủy gói cũng không phải là xóa

Khi một gói trả phí kết thúc, tài khoản trở về gói miễn phí và không có gì bị xóa: phần CRM cốt lõi vẫn hoạt động, còn khách hàng tiềm năng, liên hệ và lịch sử của bạn vẫn ở nguyên nơi bạn để lại. Xem “Làm thế nào để nâng cấp, thêm người dùng hoặc hủy?”.