Tôi có thể gộp các liên hệ trùng lặp không?
Có. CRM tìm những liên hệ có vẻ là cùng một người bị nhập hai lần, và người dùng có quyền xóa có thể gộp một cặp thành một hồ sơ. Hồ sơ bạn không giữ lại thì được lưu trữ chứ không bị phá hủy.
Mở Liên hệ và chọn chế độ xem trùng lặp. CRM so sánh từng liên hệ với mọi liên hệ khác và nhóm các cặp tìm được theo mức độ chắc chắn: cùng địa chỉ email, hoặc cùng số điện thoại và tên, hoặc chỉ chung số điện thoại — có thể là hai người trong cùng một gia đình, nên được hiển thị nhưng không bao giờ bị mặc định là trùng.
Hãy mở cả hai hồ sơ trước khi gộp. Việc gộp giữ lại một liên hệ và chuyển mọi thứ gắn với liên hệ kia sang — khách hàng tiềm năng, ghi chú, dòng hoạt động, tệp và lịch sử chiến dịch — rồi lưu trữ hồ sơ thứ hai. Màn hình nói rõ điều đó trước khi bạn xác nhận: hồ sơ sẽ được lưu trữ, không bị xóa.
Bản thân việc gộp vẫn không thể hoàn tác, và đó là chuyện khác với việc hồ sơ bị mất. Con người vẫn được giữ lại, và hồ sơ đã lưu trữ có nêu tên liên hệ mà lịch sử của nó đã chuyển sang; điều không được giữ là mỗi ghi chú, việc cần theo dõi và tệp đến từ bên nào, nên không còn gì để tách chúng trở lại. Hãy gộp khi bạn chắc chắn hai hồ sơ đó là một người.
Vì việc gộp lưu trữ một hồ sơ, nó cần cùng quyền như khi xóa. Trong tài khoản nhóm, điều đó có nghĩa là người quản lý có quyền xóa, hoặc quản trị viên; môi giới có thể xem các bản trùng lặp nhưng không gộp được. Bạn cũng có thể đánh dấu một cặp là không trùng lặp để nó không còn được gợi ý — và một cặp bạn đã gộp thì không trở lại dưới dạng gợi ý.
Xem “Điều gì xảy ra khi tôi xóa một liên hệ, một khách hàng tiềm năng hay một đồng nghiệp?” để biết kho lưu trữ là gì và cách lấy một hồ sơ ra khỏi đó.