Kann ich doppelte Kontakte zusammenführen?
Ja. Das CRM findet Kontakte, die aussehen wie dieselbe Person, zweimal erfasst, und ein Nutzer mit Löschrecht kann ein Paar zu einem Datensatz zusammenführen. Der Datensatz, den Sie nicht behalten, wird archiviert und nicht zerstört.
Öffnen Sie „Kontakte“ und wählen Sie die Dublettenansicht („Duplikate finden“). Das CRM vergleicht jeden Kontakt mit jedem anderen und gruppiert die gefundenen Paare danach, wie sicher es ist: dieselbe E-Mail-Adresse, dieselbe Telefonnummer und derselbe Name, oder nur eine gemeinsame Telefonnummer – das können zwei Personen in einem Haushalt sein, deshalb wird es angezeigt, aber nie vorausgesetzt.
Öffnen Sie vor dem Zusammenführen beide Datensätze. Beim Zusammenführen bleibt ein Kontakt erhalten, und alles, was am anderen hängt, wird darauf übertragen – Leads, Notizen, die Aktivitätschronik, Dateien und der Kampagnenverlauf –; danach wird der zweite Datensatz archiviert. Der Bildschirm sagt es, bevor Sie bestätigen: Er wird archiviert, nicht gelöscht.
Das Zusammenführen selbst lässt sich weiterhin nicht rückgängig machen, und das ist etwas anderes, als wäre der Datensatz weg. Die Person bleibt erhalten, und der archivierte Datensatz nennt den Kontakt, zu dem seine Historie gegangen ist; was nicht erhalten bleibt, ist, von welcher Seite jede Notiz, jede Wiedervorlage und jede Datei kam – es gibt also nichts, womit man sie wieder auseinandersortieren könnte. Führen Sie zusammen, wenn Sie sicher sind, dass die beiden Zeilen eine Person sind.
Weil beim Zusammenführen ein Datensatz archiviert wird, braucht es dieselbe Berechtigung wie das Löschen. In einem Teamkonto heißt das: ein Manager mit Löschrecht oder ein Admin; ein Makler sieht die Dubletten, kann sie aber nicht zusammenführen. Sie können ein Paar auch als „Kein Duplikat“ markieren, dann wird es nicht mehr vorgeschlagen – und ein Paar, das Sie schon zusammengeführt haben, kommt nicht als Vorschlag zurück.
Siehe „Was passiert, wenn ich einen Kontakt, einen Lead oder einen Kollegen lösche?“ dazu, was das Archiv ist und wie Sie einen Datensatz daraus zurückholen.