क्या मैं डुप्लिकेट संपर्कों को मर्ज कर सकता हूँ?
हाँ। CRM ऐसे संपर्क ढूँढता है जो एक ही व्यक्ति के दो बार दर्ज किए गए लगते हैं, और हटाने के अधिकार वाला उपयोगकर्ता किसी जोड़ी को एक रिकॉर्ड में मर्ज कर सकता है। जिस रिकॉर्ड को आप नहीं रखते, वह मिटता नहीं, संग्रहीत हो जाता है।
संपर्क खोलें और डुप्लिकेट वाला दृश्य चुनें। CRM हर संपर्क की हर दूसरे संपर्क से तुलना करता है और मिली जोड़ियों को इस आधार पर समूहों में रखता है कि वह कितना निश्चित है: एक ही ईमेल पता, या एक ही फ़ोन नंबर और नाम, या केवल साझा फ़ोन नंबर — जो एक ही घर के दो लोग भी हो सकते हैं, इसलिए उसे दिखाया जाता है पर कभी मान नहीं लिया जाता।
मर्ज करने से पहले दोनों रिकॉर्ड खोलकर देखें। मर्ज एक संपर्क को रखता है और दूसरे से जुड़ी हर चीज़ उसमें ले आता है — लीड, नोट, गतिविधि रिकॉर्ड, फ़ाइलें और अभियान इतिहास — और फिर दूसरे रिकॉर्ड को संग्रहीत कर देता है। पुष्टि करने से पहले स्क्रीन यही कहती है: वह संग्रहीत होगा, हटाया नहीं जाएगा।
मर्ज को खुद अब भी पूर्ववत नहीं किया जा सकता, और यह रिकॉर्ड के चले जाने से अलग बात है। व्यक्ति बचा रहता है, और संग्रहीत रिकॉर्ड बताता है कि उसका इतिहास किस संपर्क के पास गया; जो नहीं बचता वह यह है कि हर नोट, फ़ॉलो-अप और फ़ाइल किस तरफ़ से आई थी, इसलिए उन्हें फिर से अलग करने के लिए कुछ बचता ही नहीं। जब आपको पक्का हो कि दोनों पंक्तियाँ एक ही व्यक्ति हैं, तभी मर्ज कीजिए।
क्योंकि मर्ज करने से एक रिकॉर्ड संग्रहीत होता है, इसके लिए वही अनुमति चाहिए जो रिकॉर्ड हटाने के लिए। टीम खाते पर इसका मतलब है हटाने के अधिकार वाला मैनेजर, या एडमिन; एजेंट डुप्लिकेट देख सकता है पर उन्हें मर्ज नहीं कर सकता। आप किसी जोड़ी को डुप्लिकेट नहीं है के रूप में चिह्नित भी कर सकते हैं, ताकि उसका सुझाव आना बंद हो जाए — और जिस जोड़ी को आपने पहले मर्ज कर दिया है, वह सुझाव बनकर वापस नहीं आती।
संग्रह क्या है और किसी रिकॉर्ड को उसमें से कैसे निकालें, इसके लिए देखें “जब मैं कोई संपर्क, लीड या सहकर्मी हटाता हूँ तो क्या होता है?”।