Μπορώ να συγχωνεύσω διπλές επαφές;
Ναι. Το CRM εντοπίζει επαφές που μοιάζουν να είναι το ίδιο άτομο καταχωρισμένο δύο φορές, και ένας χρήστης με δικαίωμα διαγραφής μπορεί να συγχωνεύσει ένα ζεύγος σε μία καρτέλα. Η καρτέλα που δεν κρατάτε αρχειοθετείται αντί να καταστραφεί.
Ανοίξτε τις «Επαφές» και επιλέξτε «Εύρεση διπλοεγγραφών». Το CRM συγκρίνει κάθε επαφή με κάθε άλλη και ομαδοποιεί τα ζεύγη που βρίσκει ανάλογα με το πόσο βέβαιο είναι: ίδια διεύθυνση email, ή ίδιος αριθμός τηλεφώνου και όνομα, ή μόνο κοινός αριθμός τηλεφώνου — που μπορεί να ανήκει σε δύο άτομα του ίδιου νοικοκυριού, οπότε εμφανίζεται αλλά δεν θεωρείται ποτέ δεδομένο.
Ανοίξτε και τις δύο καρτέλες πριν από τη συγχώνευση. Η συγχώνευση κρατά μία επαφή και μεταφέρει σε αυτήν ό,τι συνδέεται με την άλλη — υποψήφιους πελάτες, σημειώσεις, το ίχνος δραστηριότητας, αρχεία και ιστορικό καμπανιών — και έπειτα αρχειοθετεί τη δεύτερη καρτέλα. Η οθόνη σας το λέει πριν επιβεβαιώσετε: θα αρχειοθετηθεί, δεν θα διαγραφεί.
Η ίδια η συγχώνευση εξακολουθεί να μην μπορεί να αναιρεθεί, και αυτό είναι άλλο πράγμα από το να έχει χαθεί η καρτέλα. Το άτομο διατηρείται, και η αρχειοθετημένη καρτέλα αναφέρει σε ποια επαφή πήγε το ιστορικό της· αυτό που δεν διατηρείται είναι από ποια πλευρά ήρθε κάθε σημείωση, υπενθύμιση και αρχείο, οπότε δεν μένει τίποτα με το οποίο να τα ξεχωρίσετε ξανά. Συγχωνεύστε όταν είστε βέβαιοι ότι οι δύο εγγραφές είναι ένα άτομο.
Επειδή η συγχώνευση αρχειοθετεί μια καρτέλα, απαιτεί το ίδιο δικαίωμα με τη διαγραφή. Σε λογαριασμό ομάδας αυτό σημαίνει προϊστάμενο με δικαίωμα διαγραφής ή διαχειριστή· ένας κτηματομεσίτης μπορεί να δει τις διπλοεγγραφές αλλά όχι να τις συγχωνεύσει. Μπορείτε επίσης να σημειώσετε ένα ζεύγος με «Δεν είναι διπλή», ώστε να μην προτείνεται πια — και ένα ζεύγος που έχετε ήδη συγχωνεύσει δεν επιστρέφει ως πρόταση.
Δείτε «Τι συμβαίνει όταν διαγράφω μια επαφή, έναν υποψήφιο πελάτη ή έναν συνάδελφο;» για το τι είναι η αρχειοθέτηση και πώς βγάζετε μια καρτέλα από αυτήν.