Τι συμβαίνει όταν διαγράφω μια επαφή, έναν υποψήφιο πελάτη ή έναν συνάδελφο;

Τίποτα από όσα διαγράφετε στο CRM δεν καταστρέφεται. Η διαγραφή αρχειοθετεί την καρτέλα: φεύγει από τις λίστες με τις οποίες δουλεύετε και παραμένει στη βάση δεδομένων, μαζί με την ημερομηνία αρχειοθέτησης και το ποιος την αρχειοθέτησε. Η αρχειοθέτηση είναι τόπος όπου αφήνετε πράγματα, όχι στάδιο στον δρόμο προς τη διαγραφή — δεν υπάρχει χρονόμετρο και τίποτα δεν περιμένει να τη σβήσει.

Τι αρχειοθετείται

• Μια επαφή. Φεύγει από τις «Επαφές» και κρατά όλα όσα έχει πάνω της: τις υπενθυμίσεις, τα σχόλια, τη δραστηριότητα, τα αρχεία, τα ακίνητα με τα οποία είναι συνδεδεμένη, τα τηλέφωνα, τις διευθύνσεις, τα μηνύματα και τις συνομιλίες της, καθώς και τους υποψήφιους πελάτες και τις καταχωρίσεις ημερολογίου που επιβιώνουν μετά από αυτήν.
• Η επαφή που δεν κρατάτε σε μια συγχώνευση. Όλα όσα συνδέονται με αυτήν μεταφέρονται στην καρτέλα που μένει, και η ίδια η καρτέλα αρχειοθετείται, αναφέροντας σε ποια επαφή πήγε το ιστορικό της.
• Ένας υποψήφιος πελάτης. Φεύγει από τον πίνακα και από τις λίστες, και κρατά το χρονολόγιό του, τα σχόλια, τα αρχεία και τις υπενθυμίσεις του. Σταματά επίσης να σας ενοχλεί με ειδοποιήσεις και να μετριέται στον άνθρωπο στον οποίο είχε ανατεθεί — κάτι που μια αρχειοθέτηση που θα τον έκρυβε μόνο δεν θα έκανε.
• Ένα ακίνητο, και μια μονάδα που διαχειρίζεστε για λογαριασμό ιδιοκτήτη. Και τα δύο έχουν τη δική τους αρχειοθέτηση περισσότερο καιρό από τα υπόλοιπα.
• Μια συμφωνία, μαζί με την προμήθεια που δικαιούται κάθε πλευρά.
• Η θέση ενός συναδέλφου. Η πρόσβασή του τελειώνει τη στιγμή που αρχειοθετείται, η θέση που πληρώνετε ελευθερώνεται, και η καταγραφή ότι την κατείχε — και σε ποιον βαθμό — διατηρείται, ώστε το «ποιος χειρίστηκε αυτόν τον υποψήφιο πελάτη» να απαντιέται ακόμη και αφότου φύγει.

Πώς παίρνετε μια καρτέλα πίσω

Οι επαφές, τα ακίνητα, οι συμφωνίες και οι μονάδες υπό διαχείριση έχουν την αρχειοθέτησή τους πάνω στην οθόνη: η καρτέλα «Αρχειοθετημένα» ή το «Εμφάνιση αρχειοθετημένων» βρίσκει την εγγραφή, και η «Αναίρεση αρχειοθέτησης» ή η «Επαναφορά» την ξαναβάζει εκεί που ήταν. Μια εγγραφή που επανέρχεται γυρίζει ολόκληρη και όχι ως αντίγραφο.

Οι υποψήφιοι πελάτες και οι θέσεις αρχειοθετούνται με τον ίδιο τρόπο, αλλά το CRM δεν έχει ακόμη προβολή αρχειοθετημένων για κανένα από τα δύο, οπότε δεν υπάρχει κουμπί να πατήσετε. Η εγγραφή βρίσκεται στη βάση δεδομένων και η υποστήριξη μπορεί να την επαναφέρει — ζητήστε το από εκείνους αντί να καταχωρίσετε ξανά τον υποψήφιο πελάτη, γιατί η νέα καταχώριση θα έχανε το χρονολόγιο που κρατήθηκε.

Η επιστροφή ενός συναδέλφου γίνεται με τη συνηθισμένη «Προσθήκη θέσης»: ένας κτηματομεσίτης που κάποτε κατείχε θέση αποκαθίσταται αντί να του δοθεί δεύτερη, και το αρχείο ελέγχου καταγράφει την αποκατάσταση και το γραφείο στο οποίο ήταν πριν.

Τι δεν κάνει μια διαγραφή

Δεν χαλαρώνει το ποιος μπορεί να την πατήσει. Η διαγραφή εξακολουθεί να απαιτεί προϊστάμενο με δικαίωμα διαγραφής, και η αφαίρεση μιας θέσης εξακολουθεί να απαιτεί διαχειριστή, επειδή το δικαίωμα ανήκει στο αποτέλεσμα που σκοπεύει ο κτηματομεσίτης και όχι στον τρόπο που αυτό υλοποιείται. Το αρχείο ελέγχου του λογαριασμού καταγράφει την ενέργεια ως ενημέρωση που αναφέρει την αρχειοθέτηση, και όχι ως διαγραφή — ένα μόνιμο ιστορικό που θα ισχυριζόταν ότι μια εγγραφή καταστράφηκε, ενώ απέχει μια ένδειξη από το να βρεθεί ξανά στην οθόνη, θα ήταν χειρότερο από καθόλου ιστορικό.

Η αφαίρεση μιας θέσης από μόνη της δεν αλλάζει τίποτα στη χρέωσή σας. Μόνο ο κάτοχος του λογαριασμού αλλάζει για πόσες θέσεις πληρώνει το γραφείο, από το «Πρόγραμμα και χρεώσεις».

Τι εξακολουθεί να αφαιρείται οριστικά

Αυτό είναι το κομμάτι που αξίζει να διαβάσετε πριν στηριχτείτε στα υπόλοιπα. Οι παρακάτω εγγραφές σήμερα διαγράφονται και δεν αρχειοθετούνται, οπότε αντιμετωπίστε μια διαγραφή σε κάποια από αυτές ως τελεσίδικη:

• Ένα έγγραφο που διαγράφετε από τη θυρίδα εγγράφων. Η αρχειοθέτηση ενός εγγράφου είναι ξεχωριστή ενέργεια και είναι αυτή που πρέπει να χρησιμοποιείτε· ένα υπογεγραμμένο έγγραφο δεν μπορεί να διαγραφεί από κανέναν.
• Ένα μισθωτήριο.
• Μια υπενθύμιση, και μια ακολουθία υπενθυμίσεων.
• Ένα ορόσημο σε μια συμφωνία.
• Μια καταχώριση ημερολογίου.
• Ένα πρότυπο μηνύματος WhatsApp.
• Μια σύνδεση με εξωτερική υπηρεσία, και τα webhooks και τα κλειδιά API στο ανοιχτό API.
• Οι εγγραφές πίσω από μια κοινοποίηση στην πύλη πελάτη — μια λίστα επιλογών, μια καταχώριση πώλησης ή μια σημείωση σχολίων.

Κανένα από αυτά δεν είναι άνθρωπος, ακίνητο ή συνάδελφος, και εκεί τράβηξε τη γραμμή της αυτή η δουλειά. Ονομάζονται εδώ αντί να παραλειφθούν, ώστε να μη διαβάσει κανείς το «η διαγραφή αρχειοθετεί» σαν να καλύπτει περισσότερα από όσα καλύπτει.

Και η ακύρωση ενός προγράμματος δεν είναι διαγραφή

Όταν λήγει ένα πληρωμένο πρόγραμμα, ο λογαριασμός επιστρέφει στο δωρεάν πρόγραμμα και τίποτα δεν αφαιρείται: ο πυρήνας του CRM συνεχίζει να δουλεύει και οι υποψήφιοι πελάτες σας, οι επαφές σας και το ιστορικό σας είναι εκεί που τα αφήσατε. Δείτε «Πώς κάνω αναβάθμιση, προσθέτω χρήστες ή ακυρώνω;».