連絡先、リード、同僚を削除するとどうなりますか？

CRM で削除したものが破棄されることはありません。削除は記録をアーカイブします。記録は日々お使いの一覧から外れ、アーカイブした日付とアーカイブした担当者とともにデータベースに残ります。アーカイブは物を置いておく場所であり、削除への途中の段階ではありません。期限のタイマーはなく、消去を待っているものも何もありません。

アーカイブされるもの

• 連絡先。「顧客」から外れ、ひも付くものはすべて残ります。フォローアップ、コメント、アクティビティ、ファイル、タグ付けした物件、電話番号、住所、メッセージと会話、そして連絡先より長く残るリードやカレンダーの予定です。
• 統合で残さなかった連絡先。ひも付くものはすべて残したほうの連絡先に移り、記録そのものはアーカイブされ、その履歴がどの連絡先に移ったかが記されます。
• リード。ボードと一覧から外れ、タイムライン、コメント、ファイル、フォローアップは残ります。さらに、催促の対象から外れ、担当していた人の件数にも数えられなくなります。単に隠すだけのアーカイブではこうはなりません。
• 物件、およびオーナーから預かって管理している住戸。この二つは、ほかより前からそれぞれのアーカイブを備えています。
• 取引。各当事者が受け取る権利のある手数料もあわせて残ります。
• 同僚のシート。アーカイブされた時点でアクセス権は終わり、ご契約中のシートが空き、その同僚がシートを持っていたこと、そしてどの職位だったかという記録は残ります。退職後も「このリードは誰が対応したのか」に答えられます。

戻す方法

連絡先、物件、取引、管理物件には、それぞれ画面上にアーカイブがあります。「アーカイブ済み」のタブか「アーカイブ済みを表示」で記録を見つけ、「アーカイブ解除」または「復元」で元の場所に戻します。戻した記録は複製ではなく、そのままの形で戻ってきます。

リードとシートも同じようにアーカイブされますが、CRM にはまだどちらのアーカイブ表示もないため、お客様が押せるボタンはありません。記録はデータベースにあり、サポートが戻せますので、リードを入力し直すのではなくサポートにご依頼ください。入力し直すと、残されていたタイムラインが失われてしまいます。

同僚を戻す操作は、通常の「シートの追加」です。かつてシートを持っていたエージェントは、二つ目を与えられるのではなく元に戻され、監査ログにはその復帰と、以前所属していた事業所が記録されます。

削除がしないこと

誰が押せるかを緩めることはしません。削除には今も削除権限を持つマネージャーが必要で、シートの削除には管理者が必要です。権限は、実装のしかたではなく、エージェントが意図する結果にひも付いているからです。アカウントの監査ログは、この操作を削除ではなく、アーカイブを示す更新として記録します。フラグ一つで画面に戻ってくる記録を破棄したと主張する恒久的な履歴は、履歴がないよりも悪いからです。

シートの削除は、それだけではご請求内容を何も変えません。事業所が何席分を支払うかを変えられるのはアカウントの所有者だけで、「プランと請求」で行います。

今もそのまま削除されるもの

ここは、ほかを頼りにする前に読んでおく価値のある部分です。以下の記録は現在アーカイブではなく削除されるため、これらの削除は取り返しがつかないものとお考えください。

• 書類保管庫から削除した書類。書類のアーカイブは別の操作で、使うべきなのはそちらです。署名済みの書類は誰も削除できません。
• 賃貸借契約。
• フォローアップ、およびフォローアップのシーケンス。
• 取引のマイルストーン。
• カレンダーの予定。
• WhatsApp のメッセージテンプレート。
• 外部サービスとの連携、および公開 API の Webhook と API キー。
• 顧客ポータルでの共有の裏にある行。物件候補リスト、売主の物件掲載、フィードバックのメモです。

いずれも人、物件、同僚ではありません。この作業はそこに線を引きました。「削除はアーカイブする」が実際より広く読まれないように、省かずにここに挙げています。

プランの解約も削除ではありません

有料プランが終わるとアカウントは Free プランに戻り、何も削除されません。CRM の中核は動き続け、リード、連絡先、履歴はそのままの場所にあります。「アップグレード、ユーザーの追加、解約はどうすればよいですか？」をご覧ください。