Wie funktionieren Instandhaltungsmeldungen?

Wählen Sie unter „Hausverwaltung“ den Punkt „Instandhaltung“. Er beantwortet, was in den von Ihnen betreuten Wohnungen defekt ist, wer sich darum kümmert und was noch offen ist — und er bewahrt die gesamte Historie jeder Wohnung auf, und genau das zählt ein Jahr später, wenn dieselbe Heizung wieder ausfällt.

Ein Problem melden

• Wählen Sie „Problem melden“.
• Wählen Sie die Einheit und schreiben Sie, was defekt ist.
• Ergänzen Sie Details, falls es welche gibt.
• Wählen Sie die Art des Problems — Sanitär, Elektrik, Haushaltsgerät, Heizung und Kühlung, Bausubstanz, Schädlinge, Außenanlagen, Schlösser und Sicherheit, Reinigung oder etwas anderes.
• Wählen Sie die Priorität — dringend, hoch, normal oder niedrig.

Fotos werden hinzugefügt, sobald die Meldung besteht, und nicht schon im Formular, damit die Meldung in dem Moment erfasst wird, in dem Sie davon erfahren, und die Bilder nachkommen. Jedes Foto wird über einen neuen privaten Link geöffnet; wird eines entfernt, verschwindet es von der Meldung und die Datei bleibt erhalten, denn ein Foto belegt den Zustand, in dem eine Wohnung an einem Datum war.

Die Priorität setzt die Frist, und die Frist ist fest

Jede Priorität bringt ihre eigene Frist mit, gezählt ab dem Tag der Meldung: ein Tag bei dringend, drei bei hoch, vierzehn bei normal und dreißig bei niedrig. Eine Meldung, die nach Ablauf ihrer Frist noch offen ist, wird mit „Über der Frist“ gekennzeichnet, eine behobene oder abgesagte niemals. Die Fristen sind für jedes Konto gleich und können nicht geändert werden.

Die Zahlen über der Liste zählen Ihre gesamte Agentur und nicht die Liste, die Sie gerade ansehen: wie viele dringend sind, wie viele über der Frist liegen und wie viele offen sind.

Eine Meldung abarbeiten

Der Status wandert von „Gemeldet“ über „Bestätigt“, „Terminiert“ und „In Arbeit“ zu „Behoben“ oder zu „Abgesagt“. Beim Beheben wird nach dem Datum gefragt, an dem die Arbeit tatsächlich fertig war — das muss nicht heute sein — und danach, was gemacht wurde; das CRM erfasst, wer das gesagt hat und wann. Wird eine Meldung abgesagt, wird dieser Name wieder entfernt, denn niemand hat etwas repariert, und zu nicht erledigter Arbeit gehört kein Name.

„Übernehmen“ weist Ihnen die Meldung zu, „Zurückgeben“ gibt sie wieder frei. Dafür ist das Recht zum Zuweisen nötig, und zugewiesen wird Ihnen selbst und nicht einer Kollegin oder einem Kollegen, die Sie auswählen.

„Anzeigen“ steht standardmäßig auf „Offen“, sodass der Bildschirm mit der Arbeit beginnt und nicht mit dem Archiv. Die anderen Ansichten sind „Über der Frist“, „Alles“, jeder der sechs Status und „Archiviert“. Wird nach Einheit gefiltert, kommt außerdem „Alles, was für diese Wohnung gemeldet wurde“ hinzu, also die Historie dieser Wohnung, die ältesten Einträge zuerst.

Was hier bewusst fehlt

• Keine Kosten, kein Angebot, keine Schätzung, kein Budget und keine Rechnung. Auf einer Instandhaltungsmeldung steht nirgends ein Betrag, und Housing Market rechnet die Reparatur nie ab, nimmt keinen Anteil daran und bewegt kein Geld zwischen Eigentümer, Mieter und Handwerksbetrieb.
• Kein Kontakt zum Handwerksbetrieb. Von hier aus wird niemand angeschrieben, angerufen oder benachrichtigt — Handwerksbetriebe sind keine Nutzer Ihres CRM.
• Keine Meldung durch den Mieter. Es gibt kein Mieterportal und kein Formular, das ein Mieter ausfüllen kann; jemand in Ihrem Büro erfasst die Meldung.
• Kein Termin und kein Besuchsdatum. „Terminiert“ ist ein Statuswort und kein Kalendereintrag.
• Keine Erinnerung. Anders als bei der Miete löst die Instandhaltung keine Benachrichtigung aus, wenn eine Frist verstreicht — die Kennzeichnung in der Liste ist es, die es Ihnen sagt.

Es wird nichts gelöscht. „Archivieren“ nimmt eine Meldung von der Liste, „Wiederherstellen“ bringt sie zurück, mit ihren Fotos, ihrer Historie und dem Namen derjenigen Person, die sie behoben hat.