Comment fonctionnent les demandes de maintenance ?

Choisissez Maintenance dans Gestion locative. Cet écran répond à ce qui est en panne dans les logements dont vous vous occupez, à qui s’en occupe et à ce qui reste à traiter — et il conserve tout l’historique de chaque logement, ce qui est la partie qui compte un an plus tard, quand la même chaudière tombe de nouveau en panne.

Signaler un problème

• Choisissez Signaler un problème.
• Choisissez le Lot et écrivez quel est le problème.
• Ajoutez des Détails s’il y en a.
• Choisissez le Type de problème — plomberie, électricité, appareil ménager, chauffage et climatisation, structure, nuisibles, extérieurs, serrures et sécurité, nettoyage, ou autre chose.
• Choisissez la Priorité — Urgent, Élevée, Normale ou Faible.

Les photos s’ajoutent une fois la demande créée plutôt que dans le formulaire : le signalement est ainsi consigné au moment où vous l’apprenez et les images suivent. Chaque photo s’ouvre par un nouveau lien privé ; en retirer une la détache de la demande et conserve le fichier, car une photo atteste de l’état d’un logement à une date.

La priorité fixe le délai, et le délai est figé

Chaque priorité porte son propre délai, compté à partir du jour du signalement : un jour pour Urgent, trois pour Élevée, quatorze pour Normale et trente pour Faible. Une demande encore ouverte au-delà de son délai est marquée Au-delà du délai, et une demande résolue ou annulée ne l’est jamais. Les délais sont les mêmes pour tous les comptes et ne peuvent pas être modifiés.

Les chiffres au-dessus de la liste comptent toute votre agence et non la liste que vous regardez : combien sont urgentes, combien ont dépassé leur délai et combien restent en attente.

En traiter une

Le statut passe de Signalée à Prise en compte, Planifiée et En cours, jusqu’à Résolue, ou jusqu’à Annulée. La résolution demande la date à laquelle les travaux ont réellement été terminés — qui n’est pas forcément aujourd’hui — et ce qui a été fait ; le CRM enregistre qui l’a dit et quand. Annuler une demande efface de nouveau ce nom, car personne n’a rien réparé et aucun nom n’a sa place en face de travaux qui n’ont pas été faits.

Prendre en charge vous attribue la demande, et Rendre la libère. Cela demande le droit d’attribuer, et l’attribution se fait à vous et non à un collègue que vous choisissez.

Afficher est réglé par défaut sur En attente, de sorte que l’écran s’ouvre sur le travail et non sur les archives. Les autres vues sont Au-delà du délai, Tout, chacun des six statuts, et Archivées. Filtrer par lot ajoute aussi « Tout ce qui a été signalé pour ce logement », qui est l’historique de ce logement du plus ancien au plus récent.

Ce qui n’est pas là, volontairement

• Aucun coût, devis, chiffrage, budget ni facture. Il n’y a aucun montant nulle part sur une demande de maintenance, et Housing Market ne facture jamais la réparation, n’en prélève aucune part et ne déplace aucun argent entre un propriétaire, un locataire et un artisan.
• Aucun contact avec l’artisan. Rien ici n’envoie d’e-mail, de message ou de notification à un professionnel — il n’est pas utilisateur de votre CRM.
• Aucun signalement par le locataire. Il n’y a pas d’espace locataire et pas de formulaire qu’un locataire puisse remplir ; quelqu’un de votre agence crée la demande.
• Aucun rendez-vous ni date de visite. Planifiée est un mot de statut, pas une entrée d’agenda.
• Aucun rappel. Contrairement au loyer, la maintenance ne déclenche aucune notification quand un délai passe — c’est la mention dans la liste qui vous le dit.

Rien n’est supprimé. Archiver retire une demande de la liste et Restaurer la ramène, avec ses photos, son historique et le nom de la personne qui l’a résolue.