Comment enregistrer un bail sur un lot en gestion ?

Choisissez Baux dans Gestion locative. Cet écran répond à qui occupe chaque logement dont vous vous occupez, pour combien de temps et à quel loyer — et c’est l’enregistrement à partir duquel un relevé propriétaire est ensuite établi, ce qui explique qu’il soit conservé plutôt que réécrit.

En enregistrer un

• Choisissez Enregistrer un bail.
• Choisissez le Lot et indiquez le Locataire et le Bailleur.
• Indiquez les dates de Début et de Fin. La fin doit être postérieure au début.
• Indiquez le Loyer et choisissez la Périodicité du loyer — par mois, par semaine, par nuit ou par an.
• Indiquez le Dépôt de garantie et la devise, si vous en détenez un.
• Cochez « Enregistrer comme brouillon tant que les conditions sont en cours de négociation » si rien n’est encore arrêté.

Le bailleur est un nom que vous saisissez et non le propriétaire du lot repris automatiquement, et c’est volontaire : la personne qui figure sur le contrat et celle qui figure sur le titre ne sont pas toujours la même, et un logement en gestion est souvent loué par l’un de plusieurs propriétaires.

D’abord brouillon, ensuite en cours

Un brouillon est une proposition. Deux candidats pour un même appartement font deux brouillons : les brouillons peuvent donc se chevaucher entre eux et chevaucher un bail déjà en cours. À l’activation, cela cesse d’être vrai : le CRM refuse d’activer un second bail sur les mêmes dates et nomme celui qui est déjà en vigueur, et c’est ce contrôle qui empêche qu’un logement soit loué deux fois.

La périodicité du loyer est enregistrée telle qu’elle a été convenue et n’est jamais convertie. Un loyer hebdomadaire reste hebdomadaire, et un relevé lit le loyer du bail qui était en vigueur ce mois-là plutôt que celui qui l’est aujourd’hui.

Renouveler et mettre fin

Renouveler crée un nouveau bail et marque l’ancien comme renouvelé, en y mettant fin la veille du début du nouveau. Ce n’est pas une modification, et c’est tout l’intérêt : le loyer convenu pour les mois antérieurs doit rester exactement ce qu’il était, sinon chaque relevé de ces mois changerait sans bruit. Laissez le loyer vide sur un renouvellement pour reprendre le montant actuel.

Mettre fin au bail le clôt à la date à laquelle il était convenu qu’il se termine. Y mettre fin plus tôt est enregistré comme résilié par anticipation et non comme terminé, afin que les deux se distinguent ensuite. Un bail terminé reste dans la liste — terminé et archivé sont deux choses différentes, et un relevé d’un mois antérieur en a encore besoin.

Le dépôt de garantie

Le dépôt de garantie est un montant que vous enregistrez, et il s’affiche comme encore conservé ou comme restitué à une date. Housing Market ne le prend pas, ne le détient pas, ne le protège pas et ne le transmet nulle part : l’argent reste là où votre agence ou votre bailleur le garde déjà, et ceci est une note indiquant quel est ce montant.

Ce que cet écran ne fait pas

• Il n’encaisse pas le loyer. Les échéances de loyer sont planifiées séparément sur l’écran Suivi des loyers ; enregistrer un bail ne crée par lui-même aucune échéance.
• Il ne produit pas le contrat et ne le fait pas signer. Il n’y a ici ni document de bail, ni modèle, ni signature — les contrats et les signatures sont dans le coffre à documents, sur l’affaire et sur le contact.
• Il ne vous rappelle pas qu’un bail arrive à son terme.
• Il n’y a pas de formulaire de modification une fois qu’un bail existe, et rien n’est supprimé : Archiver retire un bail de la liste par défaut et Restaurer le ramène.

Le loyer est suivi et jamais encaissé. Voir « Housing Market encaisse-t-il le loyer de mes locataires ? ».