Comment transformer un prospect en affaire ?
Ouvrez le prospect et choisissez Transformer en transaction. L’affaire conserve le prospect, son contact, son bien et l’agent qui s’en occupe, et vous ajoutez la devise et l’offre. Le suivi des affaires fait partie de Pro et de Business.
Une affaire, c’est le versant financier d’une transaction : ce que vaut le bien, quelle est votre commission, les dates autour desquelles la vente s’est jouée, et où en est l’argent. C’est normalement la suite d’un prospect plutôt qu’une fiche que vous ressaisissez — la conversation que vous avez déjà eue reste avec elle.
Depuis un prospect
- Ouvrez le prospect. Le panneau Affaires qui s’y trouve indique combien d’affaires sont liées à ce prospect.
- Choisissez Transformer en transaction. Le bouton reste là tant que le prospect n’a pas d’affaire, et un prospect ne peut pas être transformé une seconde fois.
- Choisissez la devise de l’affaire. C’est la seule chose que le prospect ne peut pas indiquer au CRM : elle vous est donc demandée.
- Ajoutez l’offre et la date à laquelle elle a été faite, s’il y en a une. Les deux sont facultatives.
- Choisissez Créer la transaction.
L’affaire hérite du prospect, de son contact, du bien et de l’agent qui s’en occupe : rien n’est saisi deux fois. Les messages restent sur le prospect et l’affaire y lit son historique — une seule conversation, un seul endroit. Vous pouvez aussi créer une affaire qui n’a jamais été un prospect avec Nouvelle affaire sur la page Affaires : une visite spontanée, par exemple.
Ce qu’enregistre une affaire
Ouvrez Affaires dans le menu, sous Équipe et rapports. Chaque affaire porte un Nom de l’affaire, l’Offre et la Valeur, la Devise, et la commission — soit un taux en pourcentage de la valeur, soit un forfait. Sous Dates clés, il y en a trois : Offre faite, Accord conclu et Finalisée. Il n’y en a que trois, volontairement. Housing Market Group travaille sur des marchés qui concluent chacun une vente avec leurs propres actes, et ces trois-là existent partout sous un nom ou un autre ; tout ce que votre marché demande en plus va sur la liste de contrôle de l’affaire, avec vos propres mots.
Une affaire est dans une seule devise et y reste. Rien n’est converti, et des montants exprimés dans deux devises ne sont jamais additionnés nulle part dans le CRM.
Les cinq statuts
- En attente — prévue, et pas encore conclue.
- Gagnée — conclue et acquise, mais pas encore facturée.
- Facturée — facturée, et l’argent reste à venir.
- Payée — encaissée. Rien ne sort de Payée.
- Perdue — et une affaire perdue peut revenir à En attente si elle redémarre.
Changer le statut déplace une affaire, demande quand cela s’est produit (laissez vide pour aujourd’hui) et, pour une affaire perdue, pourquoi. La date ne peut pas être dans le futur, et un passage que l’affaire ne peut pas faire depuis son statut actuel est refusé plutôt qu’appliqué à moitié.
En finir avec une affaire
Archiver retire une affaire de votre liste et conserve tout ce qu’elle porte ; Afficher les archives la retrouve et Restaurer la ramène. Une affaire archivée n’apparaît dans aucune liste, aucune prévision, aucun rapport, aucun chiffre du tableau de bord ni aucun historique de contact tant qu’elle n’est pas restaurée. Supprimer archive également : un relevé de commission et ce que chaque partie peut en réclamer ne sont pas des choses qu’un clic doit pouvoir détruire.
Le suivi des affaires fait partie de Pro et de Business. Sur le plan gratuit, la page l’explique au lieu d’afficher des commandes qui refuseraient. Le partage de commission, l’onglet Prévisions et l’onglet Relevé font partie de Business — voir « Comment facturer une affaire, et qui a droit à quoi ? ».