Comment facturer une affaire, et qui a droit à quoi ?

Ouvrez une affaire, choisissez Liste de contrôle et documents : le panneau Factures se trouve sous la liste de contrôle. Le panneau dit lui-même ce qu’il est, dans son propre intitulé : un simple relevé, rien ici ne prélève de paiement.

Ce qu’est l’enregistrement d’une facture

C’est l’endroit où votre agence note la facture qu’elle a émise depuis sa propre comptabilité, afin que ce que vaut une affaire, qui la partage, si elle a été facturée et si elle a été réglée puissent être lus au même endroit plutôt qu’à quatre. Le CRM ne produit pas le document, ne le numérote pas et ne l’envoie pas.

• Votre numéro de facture — saisi par vous. La numérotation est une obligation légale dont la réponse diffère d’un marché à l’autre, et elle appartient au système qui émet le document.
• Facturé à — la personne ou la société à qui la facture est allée.
• Montant, et la Devise dans laquelle il est exprimé. La devise reprend celle de l’affaire et peut être changée, car une agence peut facturer dans une devise différente de celle dans laquelle l’affaire est enregistrée.
• Émise — la date portée sur la facture.

Choisissez Enregistrer la facture pour la conserver. Une facture passe par Brouillon, Émise, Réglée et Annulée. Réglée signifie que quelqu’un a indiqué au CRM que l’argent est arrivé ailleurs ; le CRM ne l’a ni vu ni vérifié. Une facture dont vous ne voulez plus devient Annulée au lieu d’être supprimée — la supprimer laisserait le CRM en désaccord silencieux avec votre comptabilité — et une facture annulée doit sortir du statut Annulée avant de pouvoir être modifiée de nouveau.

Aucun paiement n’est prélevé sur cet écran ni derrière lui. Il n’y a ni carte, ni lien de paiement, ni prélèvement, ni versement nulle part. Housing Market Group est un logiciel : vos factures sont émises, payées et rapprochées dans votre propre système, et le CRM enregistre ce que vous lui dites.

Le relevé de commissions

L’onglet Relevé de la page Affaires répond à la question de savoir qui a droit à quoi. Chaque bénéficiaire a une ligne avec ce qu’il a Acquis, ce qui a été Encaissé et ce qui est En attente, et en dessous la ligne qui indique combien a été facturé et quelle part en a été réglée. Ce qui a été facturé est présenté à côté de ce qui a été acquis plutôt que déduit : les deux viennent de sources différentes et se contredisent souvent, ce qui est justement la chose qu’une agence doit voir plutôt qu’on la lui cache.

Chaque devise est présentée séparément et n’est jamais ajoutée à une autre. Les factures, le partage de commission, l’onglet Relevé et l’onglet Prévisions font partie de Business ; enregistrer et suivre les affaires elles-mêmes fait partie de Pro.