¿Cómo convierto un prospecto en una operación?

Una operación es la parte económica de una transacción: cuánto vale el inmueble, cuál es su comisión, las fechas de las que dependió la venta y hasta dónde ha llegado el dinero. Normalmente es la continuación de un prospecto y no una ficha nueva que usted vuelve a teclear: la conversación que ya mantuvo se queda con ella.

Desde un prospecto

• Abra el prospecto. El panel «Operaciones» que hay en él indica cuántas operaciones están vinculadas a ese prospecto.
• Elija «Convertir en operación». El botón está ahí mientras el prospecto no tenga operación, y un prospecto no se puede convertir en una segunda.
• Elija la moneda en que está la operación. Es lo único que el prospecto no puede decirle al CRM, por eso se pregunta.
• Añada la oferta y la fecha en que se presentó, si la hay. Las dos son opcionales.
• Elija «Crear la operación».

La operación hereda el prospecto, su contacto, el inmueble y el agente que lo trabaja, así que no se teclea nada dos veces. Los mensajes se quedan en el prospecto y la operación lee de ahí su cronología: una sola conversación, un solo sitio. También puede empezar una operación que nunca fue un prospecto con «Nueva operación» en la página de operaciones, por ejemplo con alguien que entra por la puerta.

Qué registra una operación

Abra «Operaciones» en el menú, dentro de «Equipo e informes». Cada operación lleva un «Nombre de la operación», la «Oferta» y el «Valor», la «Moneda» y la «Comisión», que es un porcentaje del valor o una tarifa fija. En «Fechas clave» hay tres: «Oferta presentada», «Acordada» y «Completada». Son solo tres a propósito. Housing Market Group trabaja en mercados que cierran cada venta con sus propios instrumentos, y estas tres son las que todos tienen bajo un nombre u otro; lo demás que necesite su mercado va en la lista de comprobación de la operación, con sus propias palabras.

Una operación está en una moneda y se queda en ella. No se convierte nada, y en ningún punto del CRM se suman cifras en dos monedas distintas.

Los cinco estados

• «Pendiente»: prevista y todavía sin acordar.
• «Ganada»: acordada y devengada, pero sin facturar.
• «Facturada»: facturada, y el dinero está pendiente.
• «Cobrada»: recibido. De «Cobrada» no se sale.
• «Perdida»: y una operación perdida puede volver a «Pendiente» si revive.

«Cambiar estado» mueve una operación, pregunta cuándo ocurrió (déjelo vacío para hoy) y, si se perdió, por qué. La fecha no puede ser futura, y un movimiento que la operación no puede hacer desde donde está ahora se rechaza en lugar de aplicarse a medias.

Cuando se termina con una operación

«Archivar» saca la operación de su lista y conserva todo lo que hay en ella; «Ver el archivo» la vuelve a encontrar y «Restaurar» la devuelve. Una operación archivada no aparece en ninguna lista, ni en la previsión, ni en un informe, ni en una cifra del panel, ni en la cronología de un contacto hasta que se restaura. «Eliminar» también archiva: un registro de comisión y el derecho de cada parte sobre él no son algo que deba destruir un clic.

El seguimiento de operaciones forma parte de Pro y de Business. En el plan gratuito, la página lo explica en lugar de dibujar controles que se negarían. El reparto de comisión, la pestaña «Previsión» y la pestaña «Liquidación» forman parte de Business; consulte «¿Cómo facturo una operación y quién debe cobrar qué?».