كيف أرسل مستندًا ليُوقَّع عن بُعد؟

افتح عقدًا أُنشئ من أحد قوالبك واختر إرساله للتوقيع. وهو جزء من Pro، كالتوقيع حضوريًا تمامًا، وهو الطريقة التي يوقّع بها بائع في بلد آخر، أو مؤجّر لن يأتي إلى المكتب، أو وسيط مشارك، المستندَ نفسه الذي يوقّعه الجالس قبالة مكتبك.

إرساله

أدخل لكل طرف اسمًا وبريدًا إلكترونيًا ودورًا — وسيط أو مشترٍ أو بائع أو مستأجر أو مؤجّر أو شاهد. ويضم الإرسال الواحد عشرة أطراف كحد أقصى، ويصل كل واحد منهم بريد منفصل برابطه الخاص. ويُرسَل البريد من Housing Market CRM، ويسمّيك أنت مرسِله، ويُكتب بلغتك.

ولا يمكن إرسال غير العقد. أما الملف المرفوع في خزنة المستندات فلا: فالتوقيع يربط التوقيع بنص المستند، والملف الذي لم نُنشئه نحن لا نص لنا نربط به.

ما يفعله الموقِّع

يفتح الرابط، ويقرأ العقد، ثم يرسم توقيعه بإصبعه أو بقلم أو بالفأرة، أو يكتب اسمه فيُخَط له. وفي الحالتين تُخزَّن الصورة نفسها. ويستطيع كذلك أن يرفض — «لن أوقّع» — مع سبب إن أراد أن يذكره، ويُحفظ الرفض بدل أن يُحذف.

ولا حساب ولا كلمة مرور ولا رمز يُدخَل. فحيازة الرابط هي ما يجيز التوقيع، وهذا بالضبط الغرض من الرابط وهو أيضًا حدّه — راجع القسم الأخير.

ويبقى الرابط صالحًا أربعة عشر يومًا، ويُستخدم مرة واحدة، وهو لمستند واحد وموقِّع واحد. ويمكنك سحبه قبل ذلك. ويستطيع كل طرف أن يوقّع في أي وقت وبأي ترتيب؛ ويُحفظ الترتيب الذي أدرجتهم به سجلًا لمرادك، ولا شيء يحبس أحدًا.

مرتبط بالنص الذي عُرض عليه

يرتبط التوقيع بالصيغة نفسها التي كانت على الشاشة لحظة التوقيع. وإن كان العقد قد عُدِّل بعد إرسال الرابط، رُفض التوقيع وأُخبر الموقِّع بأن المستند تغيّر بدل أن يُترك ينقر رابطًا يبدو معطوبًا. وأول توقيع يُثبّت النص، فيوقّع الجميع المستند نفسه.

ولا يُحذف العقد الموقَّع أبدًا، ولا المستند الذي أُرسل للتوقيع — بل يمكن أرشفته.

متابعته، والسجل الذي تستطيع الاحتفاظ به

يظهر كل طرف بحالة: أُرسل ولم يُفتح بعد، أو فُتح ولم يُوقَّع بعد، أو وقّع، أو رفض، أو انتهت صلاحيته، أو سُحب. ويسجّل النظام أول فتح للرابط، مرة واحدة، لا كل فتح — فصفٌّ لكل قراءة كان سيكون سجل تصفّح لشخص ليس عميلك. ولا شيء يطارده: فلا رسائل تذكير، وإعادة الإرسال فعل تقصده أنت.

ويمكن تنزيل سجل تواقيع للعقد الموقَّع. وهو يستنسخ العقد، ويذكر لكل توقيع الاسم والدور والبريد الإلكتروني، وهل وُقّع عن بُعد أم حضوريًا، والوقت بتوقيت UTC، وعنوان الشبكة الذي جاء منه، والمتصفح، وبصمة النص الموقَّع. ويسرد كذلك كل من طُلب منه التوقيع ولم يوقّع.

ما يثبته، وما لا يثبته

يُظهر أن شخصًا لديه وصول إلى ذلك البريد الإلكتروني وقّع، في ذلك الوقت، على تلك الصيغة. ولا يُظهر من هو. فلا يُفحص أي مستند هوية، ولا يُتحقَّق من هوية أحد، ولا يشهد أحد على التوقيع.

والتوقيع من عندنا من أوله إلى آخره، على بنيتنا التحتية، ولا يدخل فيه أي طرف خارجي: فلا شهادة من طرف ثالث ولا طابع زمني خارجي ولا شيء تعترف به أي جهة في أي مكان بأكثر من كونه سجلنا نحن. وتذكر Housing Market Group الوقائع التي سجّلتها ولا تقول لك ما تعنيه تلك الوقائع في قانون أي بلد — فتلك مسألة لمستشارك أنت، ويجدر بك أن تسأله قبل أن تعتمد على هذا في أمر ذي أهمية.

والتوقيع حضوريًا على جهازك لم يتغير ويعمل بالطريقة نفسها. راجع «كيف تعمل المستندات والعقود وعقود الإيجار؟».