書類を遠隔で署名してもらうにはどうしますか？

テンプレートから作成した契約書を開き、署名のために送信することを選びます。対面での署名と同じく Pro の機能で、別の国にいる売主、来社されない貸主、共同仲介のエージェントが、机の向かいに座っている人と同じ書類に署名する方法です。

送信する

各当事者について、氏名、メールアドレス、役割を入力します。役割はエージェント、買主、売主、借主、貸主、立会人です。一度の送信に載せられるのは十名までで、それぞれに個別のリンクがメールで届きます。メールは Housing Market CRM から送られ、送信者としてお客様の名前が記され、お客様の言語で書かれます。

送れるのは契約書だけです。書類保管庫にアップロードしたファイルは送れません。署名は書類の本文に署名を紐づけるものであり、当社が作成していないファイルには紐づけられる本文がないからです。

署名する人が行うこと

リンクを開いて契約書を読み、指、スタイラス、マウスで署名を手書きするか、名前を入力して書き出してもらいます。どちらでも保存される画像は同じです。「署名しません」と辞退することもでき、理由を添えることもできます。辞退は削除されずに残ります。

アカウントもパスワードも、入力するコードもありません。リンクを持っていることが署名の根拠であり、それがリンクの目的であると同時に限界でもあります。最後の節をご覧ください。

リンクの有効期間は十四日間、使えるのは一度だけで、書類一つと署名者一人に対応します。それより前に取り消すこともできます。各当事者はいつでも、どの順番でも署名できます。並べた順番はお客様の意図の記録として残りますが、誰かを待たせることはありません。

相手に表示された本文に紐づきます

署名は、署名した時点で画面にあった文言そのものに結び付きます。リンクを送ったあとに契約書が編集された場合、署名は断られ、署名者には書類が変更されたことが伝えられます。壊れたように見えるリンクを押し続けることにはなりません。最初の署名で本文が確定するため、全員が同じ書類に署名します。

署名済みの契約書が削除されることはなく、署名のために送信した書類も削除されません。アーカイブはできます。

その後の確認と、残せる記録

各当事者は、送信済みで未開封、開封済みで未署名、署名済み、辞退、期限切れ、取り消しのいずれかで表示されます。CRM はリンクが最初に開かれた時刻だけを一度記録し、毎回は記録しません。読むたびに一行増えれば、お客様の顧客ではない人の閲覧履歴になってしまいます。催促は行いません。リマインドのメールはなく、もう一度送るのは意図した操作です。

署名済みの契約書については、署名の記録をダウンロードできます。契約書の内容を再現し、署名ごとに氏名、役割、メールアドレス、遠隔か対面か、UTC の時刻、送信元のネットワークアドレス、ブラウザー、署名された本文のダイジェストを記載します。依頼したもののまだ署名していない人も一覧に載ります。

何を示し、何を示さないか

示すのは、そのメールアドレスを使える誰かが、その時刻に、その文言に対して署名したということです。その人が誰であるかは示しません。身分証明書は確認せず、本人確認も行わず、署名に立ち会う人もいません。

署名は最初から最後まで当社が当社自身の環境で行っており、外部の関係者は一切入りません。第三者の証明書もなく、外部のタイムスタンプもなく、当社自身の記録を超えるものとしてどこかの機関が認めるものもありません。Housing Market Group は記録した事実を述べるだけで、その事実がどの国の法律のもとで何を意味するかはお伝えしません。それはお客様ご自身の顧問に尋ねる問題で、大切な場面でこれに頼る前に尋ねておく価値があります。

ご自身の端末で対面で署名する方法は変わらず、これまでと同じように使えます。「書類、契約書、賃貸契約はどう使いますか？」をご覧ください。