Comment envoyer un document à signer à distance ?
Ouvrez un contrat et envoyez-le pour signature. Chaque partie reçoit par e-mail un lien privé qui ne demande ni compte ni mot de passe et expire au bout de quatorze jours. Elle dessine ou saisit une signature ; celle-ci est liée au texte exact qui lui a été présenté. Cela fait partie de Pro.
Ouvrez un contrat généré à partir de l’un de vos modèles et choisissez de l’envoyer pour signature. Cela fait partie de Pro, comme la signature en personne, et c’est ainsi qu’un vendeur dans un autre pays, un bailleur qui ne viendra pas ou un agent en co-mandat signe le même document que la personne assise en face de vous.
L’envoyer
Donnez à chaque partie un nom, une adresse e-mail et un rôle — agent, acheteur, vendeur, locataire, bailleur ou témoin. Jusqu’à dix parties tiennent sur un envoi, et chacune reçoit son propre e-mail avec un lien qui lui est propre. L’e-mail est envoyé par Housing Market CRM, vous nomme comme la personne qui l’a envoyé, et est rédigé dans votre langue.
Seul un contrat peut être envoyé. Un fichier téléversé dans le coffre à documents ne peut pas l’être : signer lie une signature au texte du document, et un fichier que nous n’avons pas généré n’a aucun texte auquel nous puissions la lier.
Ce que fait le signataire
Il ouvre le lien, lit le contrat, et soit dessine une signature au doigt, au stylet ou à la souris, soit saisit son nom et le fait tracer. Dans les deux cas, la même image est conservée. Il peut aussi refuser — « Je ne signerai pas » — avec un motif s’il souhaite en donner un, et un refus est conservé plutôt que supprimé.
Il n’y a ni compte, ni mot de passe, ni code à saisir. C’est la détention du lien qui autorise la signature, ce qui est exactement à quoi sert le lien et aussi sa limite — voir la dernière section.
Un lien vaut quatorze jours, peut servir une fois, et concerne un document et un signataire. Vous pouvez le retirer avant. Chaque partie peut signer à tout moment et dans n’importe quel ordre ; l’ordre dans lequel vous les avez listées est conservé comme trace de votre intention et ne retient personne.
Elle est liée au texte qui a été présenté
La signature est liée à la formulation exacte qui se trouvait à l’écran au moment de signer. Si le contrat a été modifié après l’envoi du lien, la signature est refusée et le signataire apprend que le document a changé, au lieu de rester devant un lien qui semble cassé. La première signature verrouille le texte, de sorte que tout le monde signe le même document.
Un contrat signé n’est jamais supprimé, et un document envoyé pour signature ne l’est pas non plus — il peut être archivé.
Le suivi, et le relevé que vous pouvez garder
Chaque partie apparaît comme envoyée et pas encore ouverte, ouverte et pas encore signée, signée, refusée, expirée ou retirée. Le CRM enregistre le moment où le lien a été ouvert pour la première fois, une seule fois, plutôt qu’à chaque ouverture — une ligne par lecture serait un journal de navigation d’une personne qui n’est pas votre client. Rien ne les relance : il n’y a pas d’e-mail de rappel, et renvoyer est un acte volontaire.
Pour un contrat signé, un relevé de signatures peut être téléchargé. Il reproduit le contrat et donne, pour chaque signature, le nom, le rôle, l’adresse e-mail, si la signature a eu lieu à distance ou en personne, l’heure en UTC, l’adresse réseau d’où elle est venue, le navigateur, et une empreinte du texte signé. Il liste aussi toute personne à qui il a été demandé de signer et qui ne l’a pas fait.
Ce qu’il prouve, et ce qu’il ne prouve pas
Il montre qu’une personne ayant accès à cette adresse e-mail a signé, à ce moment-là, contre cette formulation. Il ne montre pas de qui il s’agit. Aucune pièce d’identité n’est contrôlée, aucune identité n’est confirmée, et personne n’assiste à la signature.
La signature est la nôtre de bout en bout, sur notre propre infrastructure, et aucune partie extérieure n’intervient : aucun certificat de tiers, aucun horodatage externe, et rien qu’une autorité où que ce soit reconnaisse comme davantage que notre propre trace. Housing Market Group énonce les faits qu’elle a enregistrés et ne vous dit pas ce que ces faits signifient au regard du droit d’un pays quel qu’il soit — c’est une question pour votre propre conseiller, et elle vaut d’être posée avant de vous appuyer sur ceci pour quelque chose qui compte.
La signature en personne sur votre propre appareil est inchangée et fonctionne de la même manière. Voir « Comment fonctionnent les documents, les contrats et les baux ? ».