Wie schicke ich ein Dokument zur Unterschrift aus der Ferne?
Öffnen Sie einen Vertrag und schicken Sie ihn zur Unterschrift. Jede Partei erhält per E-Mail einen privaten Link, der kein Konto und kein Passwort braucht und nach vierzehn Tagen abläuft. Sie zeichnet oder tippt eine Unterschrift; diese ist an genau den Text gebunden, der ihr angezeigt wurde. Das gehört zu Pro.
Öffnen Sie einen Vertrag, der aus einer Ihrer Vorlagen erzeugt wurde, und wählen Sie, ihn zur Unterschrift zu verschicken. Das gehört zu Pro, genauso wie die Unterschrift vor Ort, und so unterschreibt ein Verkäufer in einem anderen Land, ein Vermieter, der nicht vorbeikommt, oder ein mitvermittelnder Makler dasselbe Dokument wie die Person, die Ihnen gegenübersitzt.
Das Verschicken
Geben Sie jeder Partei einen Namen, eine E-Mail-Adresse und eine Rolle — Makler, Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter oder Zeuge. Bis zu zehn Parteien gehen auf einen Versand, und jede erhält ihre eigene E-Mail mit einem eigenen Link. Die E-Mail wird von Housing Market CRM verschickt, nennt Sie als absendende Person und ist in Ihrer Sprache geschrieben.
Nur ein Vertrag kann verschickt werden. Eine in die Dokumentenablage hochgeladene Datei nicht: Die Unterschrift wird an den Text des Dokuments gebunden, und eine Datei, die wir nicht erzeugt haben, hat keinen Text, an den wir binden können.
Was die unterschreibende Person tut
Sie öffnet den Link, liest den Vertrag und zeichnet entweder eine Unterschrift mit dem Finger, einem Stift oder der Maus, oder sie tippt ihren Namen und lässt ihn ausschreiben. In beiden Fällen wird dasselbe Bild gespeichert. Sie kann auch ablehnen — „Ich unterschreibe nicht“ — mit einer Begründung, wenn sie eine angeben möchte, und eine Ablehnung bleibt erhalten, statt gelöscht zu werden.
Es gibt kein Konto, kein Passwort und keinen Code zum Eingeben. Den Link zu haben ist das, was die Unterschrift berechtigt, und genau dafür ist der Link da — und das ist auch seine Grenze, siehe den letzten Abschnitt.
Ein Link gilt vierzehn Tage, kann einmal verwendet werden und gehört zu einem Dokument und einer unterschreibenden Person. Sie können ihn vorher zurückziehen. Jede Partei kann jederzeit und in beliebiger Reihenfolge unterschreiben; die Reihenfolge, in der Sie sie aufgeführt haben, bleibt als Nachweis Ihrer Absicht erhalten, und niemand wird dadurch aufgehalten.
Sie ist an den Text gebunden, der angezeigt wurde
Die Unterschrift ist an genau den Wortlaut gebunden, der im Moment der Unterschrift auf dem Bildschirm stand. Wurde der Vertrag nach dem Versand des Links geändert, wird die Unterschrift abgelehnt, und die unterschreibende Person erfährt, dass das Dokument sich geändert hat, statt vor einem Link zu sitzen, der kaputt aussieht. Die erste Unterschrift sperrt den Text, sodass alle dasselbe Dokument unterschreiben.
Ein unterschriebener Vertrag wird nie gelöscht, und ein zur Unterschrift verschicktes Dokument ebenfalls nicht — es kann archiviert werden.
Nachfassen, und die Aufzeichnung, die Sie behalten können
Jede Partei erscheint als verschickt und noch nicht geöffnet, geöffnet und noch nicht unterschrieben, unterschrieben, abgelehnt, abgelaufen oder zurückgezogen. Das CRM erfasst einmal, wann der Link zuerst geöffnet wurde, und nicht jedes Mal — eine Zeile je Aufruf wäre ein Leseprotokoll über jemanden, der nicht Ihr Kunde ist. Es wird niemandem nachgelaufen: Es gibt keine Erinnerungs-E-Mails, und erneut zu verschicken ist eine bewusste Handlung.
Zu einem unterschriebenen Vertrag lässt sich ein Unterschriftsnachweis herunterladen. Er gibt den Vertrag wieder und nennt zu jeder Unterschrift den Namen, die Rolle, die E-Mail-Adresse, ob aus der Ferne oder vor Ort unterschrieben wurde, die Zeit in UTC, die Netzwerkadresse, von der sie kam, den Browser und eine Prüfsumme des unterschriebenen Textes. Sie führt außerdem alle auf, die gefragt wurden und nicht unterschrieben haben.
Was sie belegt und was nicht
Sie zeigt, dass jemand mit Zugang zu dieser E-Mail-Adresse zu diesem Zeitpunkt zu diesem Wortlaut unterschrieben hat. Sie zeigt nicht, wer diese Person ist. Es wird kein Ausweisdokument geprüft, keine Identität bestätigt, und niemand ist bei der Unterschrift Zeuge.
Das Unterschreiben ist von Anfang bis Ende unseres, auf unserer eigenen Infrastruktur, und es ist keine andere Partei beteiligt: kein Zertifikat eines Dritten, kein externer Zeitstempel und nichts, was eine Behörde irgendwo als mehr anerkennt als unsere eigene Aufzeichnung. Housing Market Group nennt die Tatsachen, die sie erfasst hat, und sagt Ihnen nicht, was diese Tatsachen nach dem Recht irgendeines Landes bedeuten — das ist eine Frage für Ihre eigene Beratung, und es lohnt sich, sie zu stellen, bevor Sie sich hierauf bei etwas Wichtigem verlassen.
Die Unterschrift vor Ort auf Ihrem eigenen Gerät ist unverändert und funktioniert genauso. Siehe „Wie funktionieren Dokumente, Verträge und Mietverträge?“.