¿Cómo envío un documento para que se firme a distancia?

Abra un contrato generado a partir de una de sus plantillas y elija enviarlo para firma. Forma parte de Pro, igual que firmar en persona, y es como un vendedor en otro país, un propietario que no va a pasarse por la oficina o un agente con el que comparte la operación firman el mismo documento que la persona sentada delante de su mesa.

Enviarlo

Dé a cada parte un nombre, una dirección de correo y un papel: agente, comprador, vendedor, inquilino, propietario o testigo. En un envío caben hasta diez partes, y a cada una se le escribe por separado con un enlace propio. El correo lo envía Housing Market CRM, le nombra a usted como quien lo ha enviado y está escrito en su idioma.

Solo se puede enviar un contrato. Un archivo subido al archivo de documentos no: firmar vincula una firma al texto del documento, y un archivo que no hemos generado nosotros no tiene texto al que vincularla.

Qué hace quien firma

Abre el enlace, lee el contrato y, o dibuja una firma con el dedo, un lápiz digital o el ratón, o escribe su nombre y deja que se trace. En los dos casos se guarda la misma imagen. También puede negarse —«No voy a firmar»— con un motivo si quiere darlo, y una negativa se conserva en lugar de borrarse.

No hay cuenta, ni contraseña, ni código que introducir. Tener el enlace es lo que autoriza la firma, que es exactamente para lo que está el enlace y también su límite: véase la última sección.

Un enlace dura catorce días, se puede usar una vez y es para un documento y un firmante. Puede anularlo antes. Cada parte puede firmar en cualquier momento y en cualquier orden; el orden en que las enumeró se conserva como constancia de su intención y no detiene a nadie.

Queda vinculada al texto que se mostró

La firma queda unida a la redacción exacta que había en la pantalla en el momento de firmar. Si el contrato se modificó después de salir el enlace, la firma se rechaza y se le dice al firmante que el documento ha cambiado, en lugar de dejarle pulsando un enlace que parece roto. La primera firma bloquea el texto, así que todo el mundo firma el mismo documento.

Un contrato firmado nunca se borra, y tampoco un documento que se ha enviado para firma: se puede archivar.

Hacer seguimiento, y el registro que puede guardar

Cada parte aparece como enviada y aún sin abrir, abierta y aún sin firmar, firmada, rechazada, caducada o anulada. El CRM registra cuándo se abrió el enlace por primera vez, una sola vez y no cada vez: una fila por lectura sería un historial de navegación de alguien que no es su cliente. Nada les persigue: no hay correos de recordatorio, y volver a enviar es un acto deliberado.

De un contrato firmado se puede descargar el registro de firmas. Reproduce el contrato y, de cada firma, da el nombre, el papel, la dirección de correo, si se firmó a distancia o en persona, la hora en UTC, la dirección de red desde la que llegó, el navegador y un hash del texto firmado. También enumera a quienes se les pidió y no han firmado.

Qué acredita y qué no

Demuestra que alguien con acceso a esa dirección de correo firmó, en ese momento, contra esa redacción. No demuestra quién es. No se comprueba ningún documento de identidad, no se confirma ninguna identidad y nadie presencia la firma.

La firma es nuestra de principio a fin, en nuestra propia infraestructura, y no interviene ninguna parte externa: ningún certificado de un tercero, ninguna marca de tiempo externa y nada que ninguna autoridad de ningún sitio reconozca como algo más que nuestra propia constancia. Housing Market Group expone los hechos que registró y no le dice qué significan esos hechos según la ley de ningún país: esa es una pregunta para su propio asesor, y conviene hacerla antes de apoyarse en esto para algo que importe.

Firmar en persona en su propio dispositivo no ha cambiado y funciona igual. Véase «¿Cómo funcionan los documentos, los contratos y los registros de alquiler?».