Kann ich das CRM mit meinem Kalender synchronisieren?
Ja, mit Pro. Verbinden Sie Google Calendar oder Microsoft 365 (Outlook) unter Einstellungen → Kalenderverbindungen. Termine, die Sie im CRM anlegen, landen in Ihrem Kalender, und Änderungen dort kommen zurück.
Ja, mit Pro. Öffnen Sie Einstellungen (das Zahnrad) → Kalenderverbindungen und wählen Sie „Verbinden“ neben Microsoft 365 oder Google Calendar; solange noch keiner verbunden ist, bietet auch die Kalenderseite dieselben zwei Schaltflächen an. Microsoft 365 deckt Outlook ab, egal ob Sie sich mit einem Geschäfts- oder Schulkonto oder mit einem privaten Outlook.com-Konto anmelden. Sie melden sich bei Microsoft oder Google an und bestätigen die Verbindung dort. Weil der Abgleich in beide Richtungen läuft, bittet das CRM darum, die Termine in Ihrem Kalender lesen und ändern zu dürfen; auf diesem Bildschirm verlangt es nie Zugriff auf Ihre E-Mails.
Nach der Verbindung funktioniert der Abgleich in beide Richtungen mit Ihrem Hauptkalender: dem Standardkalender in Outlook, dem primären Kalender in Google. Termine, die Sie im CRM anlegen, einschließlich jeder Besichtigung, die ein Käufer bucht, werden dorthin geschrieben, und Termine, die Sie dort anlegen oder ändern, kommen mit Titel und Uhrzeit ins CRM zurück, gekennzeichnet als Termine aus Ihrem Kalender. Das CRM gleicht alle fünf Minuten von selbst ab, und „Jetzt synchronisieren“ unter Kalenderverbindungen gleicht sofort ab. Wird derselbe Termin an beiden Stellen geändert, gilt die jüngere Änderung. Wenn Sie einen Termin in Ihrem Kalender löschen, verschwindet er im CRM nur, wenn er von dort stammt; so gehen eine Buchung oder ein Datensatz, der an einen Kunden geknüpft ist, nie verloren.
Das CRM liest außerdem Ihre belegten Zeiten, bevor es ein Besichtigungsfenster anbietet, damit Käufern keine Zeit angeboten wird, zu der Sie schon belegt sind. Läuft eine Verbindung ab, bittet Sie der Bildschirm, sie neu zu verbinden, und die Online-Buchung ist für Sie pausiert, bis Sie das getan haben. Sie können die Verbindung jederzeit trennen; dabei löscht das CRM die Zugangsdaten, die es hält. Um die Berechtigung selbst zu widerrufen, entfernen Sie die Anwendung aus Ihrem Microsoft- oder Google-Konto.
Die Verbindung eines Kalenders ist etwas anderes als die Verbindung Ihrer E-Mails. Das Lesen und Beantworten von Kundenmails aus Ihrem eigenen Microsoft-365-Postfach im CRM-Posteingang ist als eigene Pro-Funktion gebaut, lässt sich aber in der App noch nicht einschalten, und Gmail-Postfächer werden nicht unterstützt. Ohne verbundenen Kalender funktionieren der CRM-eigene Kalender und die per E-Mail versendeten Kalendereinladungen wie bisher.