Le CRM me rappelle-t-il un prospect auquel je n’ai pas répondu ?
Oui. Lorsque le dernier message d’un de vos prospects est entrant et que personne n’a répondu, le CRM vous envoie un courriel après quelques heures, pendant vos heures de travail. Avec Business, il peut aussi prévenir le responsable de votre agence.
Le rappel se trouve dans Paramètres, Notifications, dans la carte Prospects sans réponse. Il est activé jusqu’à ce que vous le désactiviez. Chaque heure, le CRM recherche les prospects dont le message le plus récent provient de l’acheteur et n’a reçu aucune réponse. Lorsque l’un d’eux attend depuis plus longtemps que votre première limite, le CRM vous envoie un courriel : les détails du prospect et deux boutons, Reporter à demain et Marquer comme traité. Les boutons du courriel fonctionnent pendant sept jours.
Quand il est envoyé
- Uniquement pendant vos heures de travail. Ce sont celles que vous définissez sous Paramètres, Visites ; si vous ne les avez jamais définies, le CRM utilise du lundi au samedi, de 09:00 à 18:00, dans le fuseau horaire de votre portail. Un rappel qui tombe en dehors de ces heures attend la prochaine heure de travail.
- Une seule fois pour chaque message de l’acheteur : si l’acheteur écrit de nouveau et que personne ne répond, un nouveau rappel peut suivre.
- Répondre y met fin. Il n’y a rien à cocher : dès que votre réponse est le dernier message du prospect, le rappel s’arrête.
- Par courriel uniquement. Si vous réglez le canal de cette notification sur la cloche uniquement sous Paramètres, Notifications, vous désactivez le rappel.
Choisir le délai
Me rappeler après correspond à la durée pendant laquelle un prospect peut rester sans réponse avant que le CRM vous envoie un courriel : 1, 2, 4, 8 ou 24 heures, et 4 heures tant que vous ne changez rien. Prévenir le responsable d’agence après correspond à la durée pendant laquelle il peut rester sans réponse avant que le CRM écrive aussi à une personne de votre agence qui peut le réattribuer : 4, 8, 24, 48 ou 72 heures, et 24 heures tant que vous ne changez rien. Choisissez Enregistrer les réglages de rappel pour conserver votre choix.
Prévenir le responsable d’agence fait partie de Business. Cela nécessite une agence dans laquelle une autre personne, un administrateur ou un responsable, peut réattribuer des prospects. Avec tout autre forfait, ou dans un compte où personne ne peut recevoir un prospect, ce choix n’a aucun effet, et l’écran l’indique. Pour arrêter les rappels, décochez Me rappeler les prospects sans réponse et enregistrez.
Ce que le CRM ne peut pas encore voir
Le rappel lit les demandes et les messages que détient le CRM, les réponses sur le portail, les courriels envoyés par le CRM et vos appels. Une réponse que l’acheteur envoie par courriel, ainsi que toute réponse envoyée par WhatsApp, qui n’est pas encore relié au CRM, ne sont pas vues ; utilisez donc Marquer comme traité dans le courriel dans ces cas.