Was ist das Nachweisregister?
Eine Liste von allem, was Ihr Büro hat und was abläuft – Zertifikate, Lizenzen, Genehmigungen, Versicherungen und Ausweise – mit dem, was abgelaufen ist, und dem, was in 30 Tagen ausläuft. Die Seite gehört zu Business, die Erinnerungen nicht.
Wählen Sie im Menü unter „Immobilien“ den Punkt „Nachweise“. Das Register beantwortet eine einzige Frage – was hat Ihr Büro, das ausläuft, und wann – in einer einzigen Liste, statt das dem zu überlassen, der sich zufällig erinnert.
Was darin steht
Es ist eine Sicht auf die Dokumente, die Sie ohnehin im CRM ablegen, und kein zweiter Ort zum Ablegen. Jedes Dokument mit Ablaufdatum, das ein Zertifikat, eine Lizenz, eine Genehmigung, eine Versicherung oder ein Ausweis ist, erscheint hier, das nächste zuerst. Ein Dokument ohne Ablaufdatum nicht: Im Register geht es um Termine, also hat ein Dokument ohne Termin ihm nichts zu sagen.
Jede Zeile zeigt das Dokument, seine Art, das Datum, an dem es ausläuft, und wo es steht: Abgelaufen, Läuft bald ab oder Gültig. Über der Liste steht, wie viel bereits abgelaufen ist und was in den nächsten 30 Tagen ausläuft. Nichts wird als „abgelaufen“ gespeichert – es wird bei jedem Öffnen der Seite neu bestimmt, denn abgelaufen ist eine Tatsache über heute und nicht darüber, wann zuletzt ein Job gelaufen ist.
Die Daten werden genau so ausgegeben, wie sie gespeichert sind, mit dem Jahr zuerst, damit eine Lizenz, die am 1. März ausläuft, nie als 3. Januar gelesen wird – so sieht ein und dasselbe Datum aus, wenn zwei Büros es in zwei verschiedenen Schreibweisen notieren.
Etwas hinzufügen
Hier gibt es nichts hinzuzufügen und nichts zu bearbeiten. Ein Dokument gelangt ins Register, indem es ein Ablaufdatum hat, und das setzen Sie dort, wo Sie es hochladen – an einem Kontakt, einem Inserat, einem Mietvertrag oder einem Geschäft. Geben Sie ihm dort ein „Ablaufdatum“, und es steht von da an im Register.
Wenn etwas ausläuft
Es wird nichts abgeschaltet, entzogen oder ausgeblendet. Die Zeile bleibt, wo sie ist, wechselt auf „Abgelaufen“ und wird mitgezählt, damit das Büro es sieht und sich darum kümmert. Das CRM schickt 30 Tage vor dem Ablauf jedes Dokuments in Ihrer Ablage eine Erinnerung, und diese Erinnerung gehört zu keinem Tarif: Sie kommt auch im kostenlosen Tarif an, denn ein stillschweigend ablaufender Ausweis ist keine hinnehmbare Folge eines endenden Abonnements.
Die Registerseite selbst gehört zu Business. Wie jede dieser Arten heißt und welche Stelle sie ausstellt, ist von einem unserer Märkte zum nächsten verschieden, deshalb hält das CRM sie allgemein und lässt den Namen des Dokuments sagen, worum es sich tatsächlich handelt.