Sổ theo dõi tuân thủ là gì?
Một danh sách duy nhất mọi thứ văn phòng bạn đang giữ mà có hạn — chứng chỉ, giấy phép, giấy cho phép, bảo hiểm và giấy tờ tùy thân — kèm những gì đã hết hạn và những gì hết hạn trong vòng 30 ngày. Trang này thuộc gói Business; lời nhắc thì không.
Chọn Tuân thủ trong menu, trong nhóm Bất động sản. Sổ này trả lời một câu hỏi duy nhất — văn phòng của bạn đang có những gì sẽ hết hạn, và khi nào — trong một danh sách duy nhất, thay vì để mặc cho ai đó nhớ được thì nhớ.
Nó liệt kê những gì
Đây là một cách nhìn vào các tài liệu bạn vốn đã lưu trong CRM, không phải một chỗ thứ hai để cất giấy tờ. Mọi tài liệu có ngày hết hạn và thuộc loại chứng chỉ, giấy phép, giấy cho phép, hợp đồng bảo hiểm hoặc giấy tờ tùy thân đều xuất hiện ở đây, gần hết hạn nhất lên trước. Tài liệu không có ngày hết hạn thì không: sổ này nói về ngày tháng, nên một tài liệu không có ngày thì chẳng có gì để nói với nó.
Mỗi dòng cho thấy tài liệu, nó thuộc loại nào, ngày nó hết hạn và nó đang ở đâu: Đã hết hạn, Sắp hết hạn hoặc Còn hiệu lực. Phía trên danh sách là số lượng những gì đã hết hạn và những gì hết hạn trong 30 ngày tới. Không có gì được lưu sẵn là "đã hết hạn" — nó được tính lại mỗi lần bạn mở trang, vì đã hết hạn là một sự thật về hôm nay chứ không phải về lần cuối một tác vụ chạy.
Ngày tháng được in đúng như khi được lưu, năm trước, nhờ đó một giấy phép hết hạn vào ngày 1 tháng Ba không bao giờ bị đọc thành ngày 3 tháng Một — vốn là hình dạng của cùng một ngày khi hai văn phòng viết nó theo hai quy ước khác nhau.
Thêm gì đó vào sổ
Ở đây không có gì để thêm, và cũng không có gì để sửa. Một tài liệu vào được sổ nhờ có ngày hết hạn, và bạn đặt ngày đó ở nơi bạn tải nó lên — trên một liên hệ, một tin đăng, một hợp đồng thuê hay một giao dịch. Hãy đặt Ngày hết hạn ở đó và từ lúc ấy nó xuất hiện trong sổ.
Khi có thứ gì đó hết hạn
Không có gì bị tắt, bị thu hồi hay bị giấu đi. Dòng đó vẫn ở nguyên chỗ, chuyển sang Đã hết hạn và được đếm, để văn phòng nhìn thấy và xử lý. CRM gửi lời nhắc 30 ngày trước khi bất kỳ tài liệu nào trong kho của bạn hết hạn, và lời nhắc đó không thuộc gói nào cả: nó đến cả ở gói miễn phí, vì một thẻ căn cước lặng lẽ hết hạn không phải là hệ quả chấp nhận được của việc một gói đăng ký kết thúc.
Bản thân trang sổ theo dõi thuộc gói Business. Mỗi loại trong số các loại này được gọi là gì, và cơ quan nào cấp nó, khác nhau giữa các thị trường của chúng tôi, nên CRM giữ chúng ở mức chung và để chính tên tài liệu nói nó thực sự là loại nào.