Τι είναι το μητρώο συμμόρφωσης;
Μία λίστα με όλα όσα κρατά το γραφείο σας και λήγουν — πιστοποιητικά, άδειες, εγκρίσεις, ασφαλιστήρια και έγγραφα ταυτότητας — με το τι έχει λήξει και τι λήγει μέσα σε 30 ημέρες. Η σελίδα ανήκει στο Business· οι υπενθυμίσεις όχι.
Επιλέξτε τη «Συμμόρφωση» στο μενού, κάτω από τα «Ακίνητα». Το μητρώο απαντά σε ένα ερώτημα — τι έχει το γραφείο σας που λήγει, και πότε — σε μία λίστα, αντί να το αφήνει σε όποιον το θυμάται.
Τι απαριθμεί
Είναι μια όψη πάνω στα έγγραφα που ήδη φυλάτε στο CRM, όχι ένα δεύτερο σημείο αρχειοθέτησης. Κάθε έγγραφο που έχει ημερομηνία λήξης και είναι πιστοποιητικό, άδεια, έγκριση, ασφαλιστήριο ή έγγραφο ταυτότητας εμφανίζεται εδώ, με όσα λήγουν πρώτα στην κορυφή. Ένα έγγραφο χωρίς ημερομηνία λήξης δεν εμφανίζεται: το μητρώο αφορά ημερομηνίες, οπότε ένα έγγραφο χωρίς ημερομηνία δεν έχει τίποτα να του πει.
Κάθε γραμμή δείχνει το έγγραφο, τι είδους είναι, την ημερομηνία που λήγει και πού βρίσκεται: «Έληξε», «Λήγει σύντομα» ή «Σε ισχύ». Πάνω από τη λίστα, μια μέτρηση για όσα έχουν ήδη λήξει και όσα λήγουν μέσα στις επόμενες 30 ημέρες. Τίποτα δεν αποθηκεύεται ως «ληγμένο» — υπολογίζεται κάθε φορά που ανοίγετε τη σελίδα, γιατί το ληγμένο είναι γεγονός για το σήμερα και όχι για την τελευταία φορά που έτρεξε μια εργασία.
Οι ημερομηνίες τυπώνονται ακριβώς όπως αποθηκεύονται, με το έτος πρώτο, ώστε μια άδεια που λήγει την 1η Μαρτίου να μην διαβάζεται ποτέ ως 3 Ιανουαρίου — που είναι η μορφή που παίρνει μία και η αυτή ημερομηνία όταν δύο γραφεία τη γράφουν με δύο διαφορετικές συμβάσεις.
Πώς μπαίνει κάτι σε αυτό
Εδώ δεν υπάρχει τίποτα να προσθέσετε και τίποτα να επεξεργαστείτε. Ένα έγγραφο φτάνει στο μητρώο έχοντας ημερομηνία λήξης, την οποία ορίζετε εκεί όπου το ανεβάζετε — πάνω σε μια επαφή, μια αγγελία, μια μίσθωση ή μια συμφωνία. Δώστε του εκεί μια «Ημερομηνία λήξης» και από τότε εμφανίζεται στο μητρώο.
Όταν κάτι λήγει
Τίποτα δεν απενεργοποιείται, δεν ανακαλείται και δεν κρύβεται. Η γραμμή μένει εκεί που είναι, γίνεται «Έληξε» και μετριέται, ώστε το γραφείο να τη βλέπει και να την τακτοποιεί. Το CRM στέλνει υπενθύμιση 30 ημέρες πριν λήξει οποιοδήποτε έγγραφο της θυρίδας σας, και αυτή η υπενθύμιση δεν ανήκει σε κανένα πλάνο: φτάνει και στο δωρεάν, γιατί μια ταυτότητα που λήγει στα ήσυχα δεν είναι αποδεκτή συνέπεια του τέλους μιας συνδρομής.
Η ίδια η σελίδα του μητρώου ανήκει στο Business. Πώς ονομάζεται καθένα από αυτά τα είδη, και ποιος φορέας το εκδίδει, διαφέρει από αγορά σε αγορά, οπότε το CRM τα κρατά γενικά και αφήνει το ίδιο το όνομα του εγγράφου να πει ποιο ακριβώς είναι.