Qu’est-ce que le registre de conformité ?
Une liste unique de tout ce que votre agence détient et qui arrive à échéance — certificats, licences, autorisations, assurances et pièces d’identité — avec ce qui a expiré et ce qui expire sous 30 jours. La page fait partie de Business ; les rappels, non.
Choisissez Conformité dans le menu, sous Biens. Le registre répond à une seule question — qu’est-ce que votre agence détient qui arrive à échéance, et quand — dans une seule liste, au lieu de la laisser à celui qui s’en souvient.
Ce qu’il liste
C’est une vue sur les documents que vous conservez déjà dans le CRM, et non un second endroit où classer. Tout document qui porte une date d’expiration et qui est un certificat, une licence, une autorisation, un contrat d’assurance ou une pièce d’identité y apparaît, le plus proche en premier. Un document sans date d’expiration, non : le registre parle de dates, un document qui n’en a pas n’a donc rien à lui dire.
Chaque ligne indique le document, sa nature, la date à laquelle il arrive à échéance et où il en est : Expiré, Expire bientôt ou En cours de validité. Au-dessus de la liste, le nombre de documents déjà expirés et de ceux qui expirent dans les 30 prochains jours. Rien n’est stocké comme « expiré » : c’est recalculé à chaque ouverture de la page, parce qu’expiré est un fait qui dépend d’aujourd’hui et non du dernier passage d’une tâche.
Les dates sont affichées exactement telles qu’elles sont enregistrées, l’année d’abord, de sorte qu’une licence qui expire le 1er mars ne soit jamais lue comme le 3 janvier — ce à quoi ressemble une même date quand deux agences l’écrivent selon deux conventions.
Y ajouter quelque chose
Il n’y a rien à ajouter ici, et rien à modifier. Un document entre dans le registre en ayant une date d’expiration, que vous renseignez là où vous le téléversez — sur un contact, une annonce, un bail ou une affaire. Donnez-lui une Date d’expiration à cet endroit et il apparaît dans le registre à partir de là.
Quand quelque chose expire
Rien n’est désactivé, révoqué ni masqué. La ligne reste où elle est, passe à Expiré et est comptée, pour que l’agence la voie et s’en occupe. Le CRM envoie un rappel 30 jours avant l’expiration de n’importe quel document de votre coffre, et ce rappel ne fait partie d’aucun plan : il arrive aussi sur le plan gratuit, parce qu’une pièce d’identité qui expire en silence n’est pas une conséquence acceptable de la fin d’un abonnement.
La page du registre, elle, fait partie de Business. Le nom donné à chacune de ces natures de document, et l’organisme qui la délivre, changent d’un de nos marchés à l’autre : le CRM les garde donc génériques et laisse le nom du document dire de laquelle il s’agit réellement.