¿Qué es el registro de cumplimiento?
Una sola lista de todo lo que su oficina tiene y caduca —certificados, licencias, permisos, seguros y documentos de identidad—, con lo que ya ha caducado y lo que vence en los próximos 30 días. La página forma parte de Business; los avisos, no.
Elija «Cumplimiento» en el menú, dentro de «Propiedades». El registro responde a una sola pregunta —qué tiene su oficina que se acabe, y cuándo— en una única lista, en vez de dejarlo en manos de quien se acuerde.
Qué lista
Es una vista sobre los documentos que ya guarda en el CRM, no un segundo sitio donde archivar cosas. Aparece aquí, primero lo que antes vence, todo documento que lleve fecha de caducidad y sea un certificado, una licencia, un permiso, una póliza de seguro o un documento de identidad. Uno sin fecha de caducidad no: el registro trata de fechas, así que un documento sin ninguna no tiene nada que decirle.
Cada fila muestra el documento, de qué clase es, la fecha en que se acaba y en qué situación está: «Caducado», «Caduca pronto» o «Vigente». Encima de la lista, un recuento de lo que ya ha caducado y de lo que vence en los próximos 30 días. Nada se guarda como «caducado»: se calcula cada vez que abre la página, porque caducado es un hecho sobre el día de hoy y no sobre la última vez que se ejecutó un proceso.
Las fechas se imprimen exactamente como están guardadas, empezando por el año, de modo que una licencia que se acaba el 1 de marzo nunca se lee como el 3 de enero, que es en lo que se convierte una misma fecha cuando dos oficinas la escriben con dos convenciones distintas.
Cómo se añade algo
Aquí no hay nada que añadir ni nada que editar. Un documento llega al registro por tener una fecha de caducidad, que usted pone donde lo sube: en un contacto, un anuncio, un arrendamiento o una operación. Póngale ahí una «Fecha de caducidad» y a partir de entonces aparece en el registro.
Cuando algo vence
No se desactiva, ni se revoca, ni se oculta nada. La fila se queda donde está, pasa a «Caducado» y se cuenta, para que la oficina lo vea y se ocupe. El CRM envía un aviso por correo 30 días antes de que caduque cualquier documento de su archivo, y ese aviso no forma parte de ningún plan: llega también en el gratuito, porque que un documento de identidad caduque en silencio no es una consecuencia aceptable del fin de una suscripción.
La página del registro sí forma parte de Business. Cómo se llama cada una de estas clases, y qué organismo la emite, cambia de uno de nuestros mercados a otro, así que el CRM las mantiene genéricas y deja que el nombre del propio documento diga cuál es en realidad.